Közbeszerzési Hatóság

VI. fejezet - Az Elnök közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek és szakmai felelősök

VI./1. Elnöki Kabinet

20

VI./1.1. A Hatóság Elnöki Kabinetjének (a továbbiakban: Kabinet) vezetési, irányítási feladatait a Kabinetvezető látja el.

VI./1.2. A Hatóság tevékenységével kapcsolatos koordinációt, döntéseinek előkészítését és végrehajtását, továbbá az ennek végzéséhez szükséges adatgyűjtő, nyilvántartó, valamint adminisztratív tevékenységet a Kabinet végzi.

VI./1.3. A Kabinet feladata különösen:

a) az Elnök munkájának segítése;

b) az Elnök személyéhez kapcsolódó titkársági feladatok ellátása (az Elnöknek címzett ügyiratok, határidős feladatok elvégzésének figyelemmel kísérése, iratok kiadmányozásának technikai és szervezési teendői stb.);

c) a Kabinet feladatainak teljesítéséhez szükséges ügyviteli, technikai teendők megszervezése, ellátása;

d) az ügyviteli munkafolyamatok végrehajtásának megszervezése, a hatékonyságot javító intézkedések kidolgozása, a feladatok kiadása, azok végrehajtásának ellenőrzése, értékelése;

e) a Hatóság külső és belső kommunikációjával kapcsolatosan:

ea) sajtóval való kapcsolattartás biztosítása, a Hatóság sajtótevékenységének koordinálása;

eb) felelős a Hatóság kommunikációjáért, és az egységes Hatósági arculat kialakításáért, a szükséges külső megjelenési elemekért;

f) a Hatóság humánpolitikai kérdéseivel kapcsolatosan:

fa) ellátja a Hatóság személyügyi feladatait, kezeli a személyi iratokat;

fb) közreműködik a munkatársak kiválasztásában;

fc) segítséget nyújt a Hatóság Elnökének munkáltatói jogköréből adódó feladatainak ellátásában;

fd) kapcsolatot tart a központi közszolgálati adatnyilvántartó szervezettel;

fe) szervezi a közigazgatási alap- és szakvizsgára való felkészülést, jelentkezést;

ff) gondoskodik a foglalkozás-egészségügyi szolgálattal kapcsolatos előírások betartásáról, az időszakos munka-alkalmassági vizsgálatok koordinálása;

fg) elkészíti és továbbítja a szakterületét érintő statisztikai és egyéb jelentéseket;

fh) működteti a jogszabályokban előírt és belsőleg kialakított teljesítmény-értékelési rendszereket;

fi) ellátja az ellátásokhoz, juttatásokhoz, kedvezményekhez kapcsolódó igénylések, nyilvántartások és ezek ügyviteléhez kapcsolódó feladatokat;

fj) ellátja a fegyelmi eljárások lefolytatásával és nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat;

fk) ellátja a nyugdíjba vonuláshoz, távolléthez, az éves szabadságoláshoz kapcsolódó nyilvántartási és ügyviteli feladatokat;

fl) felméri a Hatóság képzési igényeit, szükségleteit a közszolgálati tisztviselők részére kötelezően előírt továbbképzésre vonatkozó jogszabályban rögzítettek figyelembevételével, képzési tervet készít;

fm) ellátja a belső képzésekkel, továbbképzésekkel kapcsolatos szervezési, és adminisztrációs feladatokat;

fn) közszolgálati tisztviselők továbbképzési kötelezettségének ütemezése, tanulmányi pontrendszer vezetése;

fo) ellátja a Hatóság tagjai, valamint a kijelölt munkatársak vagyonnyilatkozatainak elkészítésével kapcsolatos teendőket, kapcsolatot tart az Országgyűlés Hivatalának illetékes munkatársaival, az előírásoknak megfelelően tárolja a munkatársak vagyonnyilatkozatait;

g) a Hatóság jogi kérdéseivel kapcsolatosan:

ga) előkészíti, nyilvántartja és kezeli a belső szabályzatokat, utasításokat, továbbá a Hatóság SZMSZ-ét és Alapító Okiratát;

gb) közreműködik a jogszabály-tervezetek véleményezésében;

gc) gondoskodik a Hatóság jogi képviseletének ellátásáról;

gd) előkészíti a Hatóságot érintő szerződéseket, illetve ellátja a szerződések jogi véleményezését;

ge) figyelemmel kíséri a jogszabályi változásokat;

h) figyelemmel kíséri az Országgyűlés és bizottságai tevékenységét, támogatja a plenáris és a bizottsági üléseken való elnöki részvételt;

i) a Tanácsülések tárgyalási és tájékoztató anyagait a kialakított rendnek megfelelően időben megküldi a Tanács tagjainak;

j) gondoskodik a tanácsülési jegyzőkönyvek szerkesztéséről, hitelesítéséről, illetőleg arról, hogy a hitelesített jegyzőkönyvet a Tanács tagjai megkapják;

k) intézi az Országházba, illetve az Országgyűlés Irodaházába történő – az állandó és eseti – belépési engedélyeket, valamint a hivatali gépkocsik parkolási engedélyét;

l) vezeti a Tanácstagok nyilvántartását és az abban történt változásokról tájékoztatja a Hatóság illetékes munkatársát, valamint gondoskodik a Hatóságot érintő változások honlapon történő átvezetéséről;

m) ellátja az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény (Ibtv.) 13. §-ában meghatározott feladatokat;

n) vizsgálja a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását;

o) figyelemmel kíséri a Hatóság ügyintézését;

p) közreműködik a Hatóság éves beszámolójának elkészítésében.

VI./2. Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztály

21

VI./2.1. A Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztály feladata a Hatóság működési feltételeinek biztosítása és a gazdálkodáshoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése. A Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztály főosztályvezetője a Hatóság gazdasági vezetője.

VI./2.2. A Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztályvezető feladata a tevékenységét érintő jogi szabályozásnak és munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően ellátni:

a) az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 9. és 11. §-ában meghatározott feladatokat;

b) az Ávr. 11. §-ának megfelelően javaslatot tenni a gazdálkodás rendjének szabályozására, gondoskodni a gazdálkodási szabályok betartásáról, betartatásáról;

c) javaslatot tenni a gazdasági szervezet ügyrendi szabályozására.

VI./2.3. A főosztály vezetőjét távollétében a főosztályvezető-helyettes teljes jogkörben helyettesíti.

VI./2.4. A Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztály ügyrendjét az Elnök külön utasítás formájában határozza meg.

VI./2.5. A főosztály keretei között működik:

a) Pénzügyi és Számviteli Osztály;

b) Vagyongazdálkodási Osztály.

VI./2.6. Pénzügyi és Számviteli Osztály

VI./.2.6.1. A Hatóság gazdálkodásával összefüggő pénzügyi és számviteli feladatokat látja el, vezetője főosztályvezető-helyettes.

VI./.2.6.2. A Pénzügyi és Számviteli Osztály feladatai:

a) vezeti a Hatóság bankszámla forgalmát, fogadja a bevételeket, és indítja az átutalásokat, átadja, illetve feldolgozza az integrált könyvviteli rendszer számára;

b) a Hatóság bankszámláival kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, a számlák felett rendelkezni jogosultak aláírási címpéldányainak kezelése, továbbítása a MÁK-ba;

c) a MÁK elektronikus átutalási rendszeréhez az Elektra-hoz a jogosultságok, adminisztrálása bejelentése, GiroLock kártyákkal kapcsolatos adminisztráció;

d) az intézményi kártya kezelése;

e) a hirdetményellenőrzéssel és egyéb, a Hatóság feladatkörébe tartozó bevételekre bizonylatok kiállítása;

f) a beérkező szállítói számlák feldolgozása, nyilvántartása, a kifizetésük előkészítése;

g) a külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos ügyintézés és elszámolás;

h) a Döntőbizottság által kiszabott bírságok analitikájának és a bírósági végzések alapján a perköltség analitika vezetése, késedelmes fizetés esetén felszólítások kiküldése, a lejárt fizetési határidejű bírságok behajtásának előkészítése;

i) a költségvetés tervezése, az ehhez szükséges információk összegyűjtése, szöveges indoklás készítése;

j) az elfogadott költségvetés alapján a Hatóság elemi költségvetésének összeállítása;

k) az előirányzatok közötti átcsoportosítások szükség szerinti kezdeményezése és végrehajtása;

l) a kötelezettségvállalások nyilvántartása, a pénzügyi ellenjegyzéshez a fedezet rendelkezésre állásának ellenőrzése és dokumentálása;

m) a könyvvezetés, az éves és időszakos beszámolók szabályszerű összeállítása;

n) a zárszámadáshoz a beszámoló elkészítése;

o) a havi adó és járulék bevallások összeállítása, bevallása;

p) az előírt adatszolgáltatások határidőre történő teljesítése, az előírt formában és tartalommal;

q) a havi rendszeres illetmények számfejtése, átutalásának előkészítése;

r) a béren kívüli juttatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása;

s) a társadalombiztosítással összefüggő nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatások teljesítése.

VI./2.7. Vagyongazdálkodási Osztály

VI./2.7.1. A Vagyongazdálkodási Osztály biztosítja a Hatóság működésének feltételeit, továbbá gondoskodik a Hatóság beszerzési és közbeszerzési eljárásainak lebonyolításáról.

VI./2.7.2. A Vagyongazdálkodási Osztály feladatai:

a) biztosítja a Hatóság működésének tárgyi feltételeit;

b) a Hatóság elhelyezésére szolgáló épület/bérlemény bérbeadójával, illetve a bérbeadó kijelölt kapcsolattartójával, továbbá az épület/bérlemény üzemeltetőjével folyamatos kapcsolatot tart, ennek során jelzi a hibákat, hiányosságokat, és felmerült igényeket, valamint folyamatosan egyeztet a kijelölt személyekkel jelzett problémák megoldása érdekében;

c) biztosítja a Hatóság működése során szükséges üzemeltetési feladatok folyamatos ellátását, különös tekintettel a portaszolgálati feladatokra és a takarítási feladatok ellátására;

d) üzemelteti a Hatóság tulajdonában álló személygépjárműveket, a személygépjárműveket a belső szabályzatokban foglaltaknak megfelelően adja ki és veszi vissza a Hatóság munkatársaitól, továbbá vezeti az előzőekben meghatározott feladatokhoz kapcsolódó nyilvántartásokat;

e) az IT eszközök kivételével gondoskodik a Hatóság eszközeinek működtetéséről, fenntartásáról, karbantartásáról;

f) elvégzi a Hatóság évi leltározási feladatát;

g) előkészíti a Hatóság beszerzési és közbeszerzési szabályzatát a jogszabályi környezet változásának megfelelően;

h) beszerzi a Hatóság működéséhez szükséges eszközöket, készleteket, szolgáltatásokat, amennyiben szükséges raktározza ezeket;

i) a beszerzési igényeket összegyűjti az egyes szervezeti egységektől, és az éves költségvetési tervvel párhuzamosan elkészíti a Hatóság éves beszerzési tervét;

j) a vonatkozó a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően, teljes körűen bonyolítja a Hatóság beszerzési és közbeszerzési eljárásait, ennek keretében piackutatást végez, ajánlatokat kér be, előkészíti a megrendeléseket, a beérkezett, leszállított eszközöket, készleteket nyilvántartásba veszi;

k) kezeli a Hatóság készlet és eszköz raktárát;

l) gondoskodik a vagyongazdálkodáshoz szükséges nyilvántartások vezetéséről;

m) gondoskodik a be-, illetve kilépő munkatársak, fel-, illetve leszerelésével kapcsolatos feladatok elvégzéséről, valamint a szervezeti egységek és munkatársak szervezeten belüli költözésének lebonyolításáról;

n) biztosítja a belépő munkatársak számára a munka és tűzvédelmi oktatás megtartását. 

VI./3. Informatikai Főosztály

22

VI./3.1. Az Informatikai Főosztály feladata a Kbt. által a Hatóság feladatkörébe sorolt informatikai rendszerek folyamatos működésének biztosítása, üzemeltetése, a Hatóság információ- és kommunikációtechnológia rendszereinek üzemeltetése (informatikai infrastruktúra, telekommunikációs infrastruktúra, nyomatelőállító infrastruktúra, valamint híradástechnikai eszközök).

VI./3.2. Irányítja a Hatóság informatikai szolgáltatásainak fejlesztésével és üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat, valamint közreműködik az informatikai fejlesztés tervezési folyamatában.

VI./3.3. Kialakítja az egyes szervezeti egységekkel együttműködve a Hatóság céljaihoz legjobban illeszkedő informatikai megoldásokat.

VI./3.4. Nyomon követi és kezeli az informatikai szolgáltatások fejlesztésével, üzemeltetésével kapcsolatos szerződésállományt, a beszállítói és szolgáltatói kapcsolatokat.

VI./3.5. Elkészíti a Hatóság informatikai szolgáltatásaival kapcsolatos terveit, jelentéseit, beszámolóit a Hatóság illetékes szervezeti egységei, valamint az érintett ellenőrző szervek számára.

VI./3.6. Felel a Hatóság Informatikai Stratégiájának kidolgozásáért, karbantartásáért.

VI./3.7. Gondoskodik a számítógépes rendszerekben rögzített adatok védelméről, kellő mértékben támogatja az információbiztonsági és adatvédelmi felelősök munkáját.

VI./3.8. Koordinálja a közszolgálati portál bevezetését és frissítését.

VI./3.9. A Hatóság honlapján közzéteszi a társfőosztályok, valamint a Döntőbizottság által közzététel végett átadott adatokat.

VI./3.10. Az Informatikai Főosztály alkalmazásüzemeltetési feladatai tekintetében

a) gondoskodik az alkalmazásszolgáltatások tervezéséről, fejlesztéséről, üzemeltetéséről;

b) biztosítja a szakmai területek igényeinek összehangolását az informatikai stratégiai szempontokkal, részt vesz a követelményrendszer specifikálásában, képviseli a szakmai területek által támasztott követelmények érvényesülését a fejlesztőkkel való kapcsolattartás során és irányítja a fejlesztéseket;

c) részt vesz a Hatóság informatikai alkalmazásszolgáltatás fejlesztésével és üzemeltetésével kapcsolatos tervezési, beszerzési és beruházási feladatok ellátásában;

d) a szakmai és alkalmazásintegrációs igényekkel összhangban az életciklusmodellnek megfelelően kialakítja, illetve továbbfejleszti a Hatóság informatikai alkalmazásrendszereit, alkalmazásait és ezek támogató rendszereit;

e) gondoskodik a szervezet internetes portáljának technikai működtetéséről. Ennek keretében biztosítja a szükséges hardver- és szoftverkörnyezet folyamatos működését, kapcsolatot tart a külső szállítókkal (szoftverfejlesztő, szerverüzemeltető), ellátja a portál adminisztrációs feladatait, illetve gondoskodik a szükséges továbbfejlesztések, frissítések elvégzéséről;

f) közreműködve elkészíti/véleményezi a programspecifikációkat, illetve az informatikai tárgyú felméréseket, terveket, szabályzatokat, szerződéseket és egyéb informatikai tárgyú dokumentumokat (pl. felhasználói, üzemeltetési leírás stb.);

g) támogatja a központi szervek felé történő adatszolgáltatásokat (NAV, TB, MÁK stb.);

h) kapcsolatot tart az informatikai partnerekkel és a területet érintő külső résztvevőkkel (rendszerfejlesztők, szoftverszállítók, szolgáltatók, üzemeltetők, tanácsadók és egyéb szakértők, stb.).

VI./3.11. Az Informatikai Főosztály infrastruktúraüzemeltetési feladatainak tekintetében

a) teljes körűen (hardver, operációs rendszerek, keretrendszerek, IT-biztonsági rendszerek, virtualizációs környezetek) gondoskodik a hatósági szerverpark folyamatos és biztonságos informatikai üzemeltetéséről;

b) az infrastruktúra hibái esetén intézkedik a hibák kijavításáról, ellátja a javíttatással, garanciális ügyintézéssel kapcsolatos feladatokat;

c) általános informatikai hibabejelentő rendszert működtet a külső ügyfelek részére, elhárítja a külső ügyfelek által jelzett, IT-területet érintő szoftveres hibákat, vagy elvégzi az egyéb észrevételek kivizsgálását, és szükség esetén intézkedik azok kezeléséről;

d) biztosítja a Kbt.-ben foglalt, informatikai vonatkozású feladatok ellátásához szükséges informatikai környezetet;

e) belső elektronikus és telefonos hibabejelentő rendszert üzemeltet a Hatóság rendszereiben felmerült hibák és igények kezelése érdekében (egységesen: igénybejelentések);

f) ellátja a Hatóság mobileszközeinek (notebook, mobiltelefon, táblaszámítógép stb.) informatikai támogatását;

g) ellátja a Hatóság munkaállomásainak és felhasználóinak teljes körű - szoftveres és hardveres – támogatását;

h) az egységes informatikai stratégián belül kidolgozza a Hatóság informatikai infrastruktúraszolgáltatási stratégiáját, gondoskodik az infrastruktúra-szolgáltatások tervezéséről, fejlesztéséről, üzemeltetéséről és folyamatos javításáról. Ellátja az informatikai eszközgazdálkodási feladatokat;

i) folyamatosan figyelemmel kíséri, tanulmányozza és teszteli az újonnan megjelenő biztonságtechnikai, informatikai szoftver- és hardvereszközöket, szabványokat, előírásokat és ajánlásokat, javaslatokat tesz ezek bevezetésére/beszerzésére;

j) gondoskodik a Hatóság határvédelmi rendszerének folyamatos üzemeltetéséről, fejlesztéséről;

k) üzemelteti, karbantartja, fejleszti a Hatóság LAN-infrastruktúráját;

l) gondoskodik a Hatóság nyomtató- és multifunkcionális eszközparkjának folyamatos üzemeltetéséről, karbantartásáról, fejlesztéséről;

m) üzemelteti, karbantartja a Hatóság telekommunikációs infrastruktúráját, ezzel összefüggésben ellátja az eszközgazdálkodási feladatokat;

n) felel a mobiltelefonok és a SIM-kártyák nyilvántartásáért, valamint üzemeltetéséért;

o) felügyeli és támogatja a Hatóság ügyviteli alkalmazásainak szoftveres működését, ellátja a kapcsolódó rendszergazdai feladatokat, gondoskodik az alkalmazásokkal kapcsolatos hozzáférések és jogosultságok kiadásáról, visszavonásáról, karbantartásáról;

p) javaslatot tesz az informatikai eszközök beszerzésére, közreműködik a beszerzés műszaki leírásában, műszaki paramétereinek meghatározásában, a szükséges mennyiség meghatározásában;

q) adatot szolgáltat a hardverek és szoftverek nyilvántartásához, közreműködik azok leltározásával, selejtezésével és hasznosításával kapcsolatos feladatok ellátásában (pl. selejtezési javaslat);

r) kezeli az informatikai eszközraktárt, naprakész nyilvántartást vezet az informatikai eszközkészletekről, támogatja az informatikai eszközök mozgásának adminisztrációját.

VI./4. Belső ellenőr

23

A belső ellenőr feladatait az Elnök közvetlen alárendeltségében végzi. A belső ellenőr tevékenysége ellátása során nem utasítható, a Hatóság operatív működésével kapcsolatos feladatokkal nem bízható meg. A belső ellenőr az Elnök által jóváhagyott éves ellenőrzési tervben rögzített ellenőrzési feladatokat a hatályos jogszabályokban foglalt rendelkezések, továbbá a nemzetközi és a hazai standardok vonatkozó iránymutatásai szerint látja el. A belső ellenőrzési tevékenység eljárási szabályait a Belső Ellenőrzési Kézikönyv részletezi.

VI./5. Belső adatvédelmi felelős

24

a) az adatvédelmi tárgyú jogszabálytervezetek véleményezése során az adatkezelő szervekkel együttműködve kialakítja és képviseli a Hatóság álláspontját;

b) figyelemmel kíséri az adatvédelemmel összefüggő jogszabály-változásokat, javaslatot tesz a Hatóság belső szabályozásának módosítására;

c) közreműködik az adatkezeléssel összefüggő döntések előkészítésében, valamint az érintettek jogainak biztosításában;

d) vezeti a belső adatvédelmi nyilvántartást;

e) szakmai oldalról előkészíti a Hatóság közérdekű adatok közzétételére vonatkozó belső szervezetszabályzó dokumentumot, gondoskodik annak naprakészen tartásáról;

f) kapcsolatot tart a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal (a továbbiakban: NAIH), teljesíti a NAIH felé fennálló bejelentési kötelezettséget, közreműködik a NAIH Hatóságot érintő vizsgálataiban, gondoskodik a NAIH megkereséseinek megválaszolásáról;

g) kivizsgálja a Hatósághoz érkezett adatvédelmi tárgyú bejelentéseket és panaszokat;

h) intézi az alapvető jogok biztosától érkező, adatvédelmet érintő megkereséseket, panaszokat;

i) évente írásban beszámol az Elnöknek a Hatóság adatvédelmi és adatbiztonsági helyzetéről;

j) ellátja a vonatkozó jogszabályokban, illetve a Hatóság belső szervezetszabályozó dokumentumaiban részére meghatározott feladatokat.