A Közbeszerzési Hatóság (Hatóság) informatikai rendszereit érintően az alábbi változásokra kívánjuk felhívni a közbeszerzésekben érintettek figyelmét

A Hatóság on-line elérhető szolgáltatásai a közeljövőben folyamatosan bővülnek. Ennek egyik első elemeként működésbe lép az ún. Központi Bejelentkező rendszer (KBEJ). A KBEJ a Hatóság elektronikus szolgáltatásainak azon programrésze, amely biztosítja, hogy a különböző ügyfelek jogosultságaik mentén különböző szolgáltatásokat érjenek el. Így a KBEJ modulból lehet továbblépni az Elektronikus Hirdetménykezelő Rendszer (EHR) felé, majd a későbbiek során a Közbeszerzési Adatbázis (KBA),  a Hirdetmény nélkül induló közbeszerzési eljárások (HNT),  és az Elektronikus Jogorvoslat (eJogorvoslat) rendszerekbe.

Az új KBEJ rendszer, illetve az ezzel együttmőködő EHR-t érintő főbb változások

A bevezetőben említett fejlesztések egyik fő célkitűzése az egységes közbeszerzési adatbázis megteremtése, amelyben adott ajánlatkérő közbeszerzési eljárásai, illetve adott eljárások nyilvános dokumentumai vannak tárolva. Az adatbázis létrehozásának és működése megkezdésének a feltétele az ajánlatkérői és hirdetményi (illetve a későbbiek folyamán a jogorvoslati) nyilvántartások, illetve rendszerek integrációja. A KBA bevezetését megelőzően ezért lényegi változásokat kellett végrehajtanunk a már meglévő, működő szolgáltatásink terén is. A változások során különös gondot fordítottunk arra, hogy ügyfeleink számára ne jelentkezzenek többletterhek, sőt, a lehetőségekhez képest azokat igyekeztünk mérsékelni is.

Az új  informatikai környezetben működő rendszerek  koncepciója továbbra  is arra épül, hogy a közbeszerzési eljárások lefolytatásában központi szerepet betöltő ajánlatkérő, illetve a nevükben eljáró meghatalmazott szervezetek számára elektronikus felületet biztosítson hirdetményeik kezelésére. A rendszer ezért az EHR jelenlegi felépítéséhez hasonlóan technikai értelemben különbséget tesz az „ajánlatkérők” és a „meghatalmazott szervezetek” között. A működési koncepciót érintően azonban már számottevő változás van a jelenlegi, és az új informatikai környezet között.

Az új rendszer alapoz az ajánlatkérői státusz kapcsán azon jogszabályi előírásra, mely értelmében meghatározott ajánlatkérőknek bejelentkezési kötelezettségük van a Hatóság felé az általa vezetett nyilvántartással összefüggésben. (Megjegyezzük, a rendszer kezeli azt a speciális esetet is, amikor adott típusú ajánlatkérők számára a jogszabály alapján nem kötelező a jegyzékre történő bejelentkezés.) Az egyik legalapvetőbb változás abban van, hogy az új informatikai környezetben a központi ajánlatkérői nyilvántartás a KBEJ modulon keresztül valósul meg, és az egyes szakrendszerekben nem lesz külön ajánlatkérői nyilvántartás. Ez minden érintett számára azzal az előnnyel jár, hogy az ajánlatkérői adatokat elegendő egy helyen karbantartani. (A KBEJ modul többek között erre biztosít on-line felületet.) Ebből következnek olyan további járulékos előnyök, mint pl. azon jogszabályi előírásnak történő megfelelés, miszerint hirdetményt (a bejelentkezési kötelezettség alá eső ajánlatkérők tekintetében)  csak  az  az ajánlatkérő adhat fel, amely szerepel a Hatóság által vezetett jegyzéken, és csak olyan adatokkal, ahogyan szerepel. A KBEJ modul indulását követően a rendszer ezt eleve biztosítja. Mindez azt is jelenti, hogy az ajánlatkérőknek a KBEJ modulban lehetséges a Kbt. 21. §-ának (1) bekezdése szerinti bejelentkezési, illetve adatváltozás bejelentési kötelezettséget is teljesíteni, azaz a korábbi Ajánlatkérői bejelentkezés és Ajánlatkérői adatváltozás bejelentése c. formanyomtatványok használata megszűnik.

Az új rendszer működésének fő elve az EHR (illetve a későbbiek során induló KBA) esetében, hogy a különböző rendszerfunkciók használata csak azon felhasználó számára engedélyezett, amely valamely, a KBEJ-ben nyilvántartott ajánlatkérőhöz tartozik, vele a rendszerben meghatározott módon kapcsolatban áll (vagyis egyértelműen beazonosítható, hogy a szolgáltatást igénybe vevő felhasználó valamelyik regisztrált ajánlatkérő nevében eljárva cselekszik).

A működés lényege a folyamat oldaláról az, hogy az ajánlatkérői regisztráció során (amellyel az ajánlatkérő egyúttal on-line eleget tud tenni a Kbt. szerinti bejelentkezési kötelezettségének is) a rendszer automatikusan létrehozza a „superuser” típusú – adott szervezet vonatkozásában teljes jogkörrel rendelkező – technikai felhasználót. A regisztráció Hatóság által történő jóváhagyását követően (a regisztrációkor megadott e-mailcímre kiküldött elektronikus levélben megadott belépési információk alapján) a rendszerbe bejelentkező superuser adminisztrálhatja a felhasználókat, beállíthatja jogaikat, de ezt mellőzheti is: ez esetben egyedül ez a felhasználó lesz képes bármilyen tevékenység végzésére az ajánlatkérő nevében. Ezt követően az adott ajánlatkérőhöz tartozó felhasználók elérhetik a különböző elektronikus szolgáltatásokat, a részükre biztosított jogok alapján.

Az ajánlatkérői státusszal nem rendelkező szervezetek (meghatalmazott szervezetek) esetében is hasonló a működés lényege: a regisztrációs folyamat során létrejön a szervezet superusere, amely a rendszerbe bejelentkezve adminisztrálhatja a saját szervezetéhez tartozó felhasználókat. Meghatalmazást azonban már nem adhat, illetve nem ő kezdeményezi, hogy valamely ajánlatkérő nevében eljárhasson, hanem az ajánlatkérő. (Ez lényeges változás a jelenlegihez képest, hiszen jelenleg az EHR-ben a megbízott képviselők szabadon választhatnak az ajánlatkérők közül, akinek a nevében hirdetményt kívánnak beküldeni.)

A KBEJ tehát alapvetően egy olyan felületet biztosít a szervezetek számára, amelynek segítségével saját maguk rendelkezhetnek adataik és felhasználóik felett, továbbá az ajánlatkérő szervezetek e rendszerben kezelik a meghatalmazásaikat is. Ez ugyanakkor felelősséggel is jár: a felhasználók és jogaik adminisztrálását kizárólag a szervezet superusere végezheti el. Ugyanilyen módon – ajánlatkérők esetében – a meghatalmazások karbantartását csak az ajánlatkérő végezheti el, e funkciók nem delegálhatók tovább. (Így a munkaszervezetben vagy a képviseletben történő változások lekövetésére nem adható meghatalmazás.)

Tekintettel arra, hogy sok ajánlatkérők sok esetben nem saját maguk intézik a közbeszerzésekkel kapcsolatos ügyeiket (pl. a hirdetmények feladását), hanem arra megbízást adnak, így – a kezdeti időkben legalábbis biztosan – a megbízott képviselőknek is közre kell működniük abban, hogy a megfelelő beállítások megtörténjenek.

Az induláshoz kapcsolódó főbb információk, teendők

1. A rendszer 2012. június 18-án kezdi meg működését.
2. A rendszerbe bemigráljuk mindazon ajánlatkérőket, amelyek felülvizsgálták adataikat és egyedi központi e-mailcímet is küldtek a Hatóság részére a megadott határidőig. Emellett betöltjük azon ajánlatkérő szervezeteket is, amelyek az EHR-ben hirdetményt adtak fel 2010. január 1. után, de amelyek számára nem kötelező bejelentkezni az ajánlatkérői jegyzékre. (Esetükben az EHR szerint nyilvántartott e-mailcímet vesszük alapul.)
3. A rendszerbe bemigráljuk azon megbízott képviselőket, amelyek 2010. január 1. után adtak fel elektronikusan hirdetményt az EHR-ben, és jelenleg is van hozzáférésük.
4. A 2-3. pontok szerinti szervezetek e-mail értesítést fognak kapni a rendszer indulásakor, melynek során kiküldjük az első belépéshez szükséges információkat.  A  migrálásra  kerülő  szervezetek elérhetők a honlapunkon, a Közbeszerzés Hatóság on-line szolgáltatásai menüben.
5. Az indulást követően az ajánlatkérők technikai okokból hozzá tudnak férni azokhoz a hirdetményekhez is az EHR-ben, amelyeket korábban nem ők, de az ő nevükben adtak fel a képviselők. Ez alapvetően a 2010. január 1. után feladott hirdetményeknél fog jelentkezni (szintén technikai okok miatt), de az ennél korábban feladott hirdetményekre sem zárjuk ki a hozzáférést az ajánlatkérők számára, ha ilyen kéréssel fordulnak a Hatósághoz.

A megbízott képviselők számára a korábban feladott hirdetményeikhez történő hozzáférést az alábbiak szerint biztosítjuk: ha a megbízott képviselő be tud lépni az EHR-be, ott eléri mindazon hirdetményét, amelyet korábban feladott, függetlenül attól, hogy az új rendszerben  melyik ajánlatkérő milyen jogosultságot biztosít számára.

1. a 2-3. pontok szerinti migráció során – a Hatóság számára az EHR nyilvántartása alapján rendelkezésre álló adatok alapján – előzetesen beállítjuk az ajánlatkérő-megbízott képviselői kapcsolatokat. (E  kapcsolatok beállításakor  azt vesszük alapul, hogy adott képviselő mely ajánlatkérő nevében adott fel hirdetményt 2010. január 1-jét követően.)
2. az ajánlatkérők az előző bekezdés szerinti kapcsolatokat az első belépést követően ellenőrizni tudják, illetve szükség szerint módosíthatják ezeket. (Alapértelmezetten a megbízott képviselők számára minden szerepkör be van állítva, illetve teljeskörű a jogosultságuk. Ezeket az ajánlatkérői superuserek felül tudják bírálni.)
3. a megbízott képviselők azt követően tudnak az ajánlatkérő nevében eljárva új hirdetményt feladni az EHR-ben, hogy az ajánlatkérő a kapcsolatot az előzőek szerint ellenőrizte. (Technikailag is szükség van az ajánlatkérő részéről egy mentésre ahhoz, hogy a rendszerben a kapcsolat érvényre jusson, akkor is, ha az előzetes beállításokon az ajánlatkérő nem kíván változtatni. Ameddig ez meg nem történik, addig a megbízott képviselő be tud ugyan lépni a KBEJ-ből az EHR-be, de adott ajánlatkérő nevében még nem tud hirdetményt feladni.)
4. ha az összes olyan ajánlatkérő visszavonja a meghatalmazást a rendszerben, akivel a megbízott képviselőnek az induláskor a Hatóság előzetesen beállította a kapcsolatát, számára az EHR nem lesz elérhető. (Értelemszerűen, ha később meghatalmazást kap, ismét eléri az EHR-t. A KBEJ ettől függetlenül elérhető a szervezet számára.)
5. a d) ponttal azonos logika mentén, a rendszerbe újonnan regisztrált ajánlatkérők nevében akkor tud a megbízott képviselő eljárni, ha az ajánlatkérő (a KBEJ rendszerfunkciók használatával) adott a részére meghatalmazást.

Fentieket figyelembe véve az alábbiakat szükséges hangsúlyozni. A megbízott képviselő EHR elérése függ az ajánlatkérőtől:

1. egyrészt csak a 2. pont szerinti ajánlatkérők kerülnek be induláskor az új rendszerbe;
2. másrészt a 6. b)-c) pontok szerint az ajánlatkérők felülbírálhatják az előzetesen beállított képviselői kapcsolatokat, melynek eredményeként előfordulhat, hogy a megbízott képviselő nem fér hozzá az EHR-hez (ha az összes ajánlatkérői kapcsolata megszűnik a képviselőnek);
3. a rendszer a meghatalmazás visszavonásáról e-mail értesítést küld a képviselő címére.

Előzőek miatt a képviselők számára javasoljuk, hogy az éles induláskor vegyék fel a kapcsolatot a megbízóikkal, és ha szükséges, közösen tekintsék át, milyen módon került sor az új rendszerben a kapcsolatok beállítására. (A rendszer használata informatikai tudást természetesen nem fog igényelni, de szükséges lehet majd a felhasználói kézikönyv áttanulmányozása, informatikai rendszerek használatában való jártasságtól függően.)

A korábban feladott hirdetményekre nézve – a szükséges körben – javasoljuk azok kinyomtatását/lementését, még az éles indulás előtt. (Pl. ingyenesen elérhető eszközökkel virtuális nyomtatás végezhető, és a teljes hirdetmény pdf dokumentumként lementhető.)

1. Az EHR elérését az adott felhasználó tekintetében érvényes felhasználónév/jelszó használatával átmeneti ideig (2012. július 6-áig) még biztosítani fogjuk a jelenlegi formában (azaz az új KBEJ rendszer igénybevétele nélkül is), annak érdekében, hogy az átállásra és az esetleges függő ügyek (pl. hiánypótlások) lezárására sor kerülhessen.
2. A KBEJ indulását megelőzően az EHR-ben elmentett (és be nem küldött) hirdetmények elérése tekintetében az alábbiakra hívjuk fel a figyelmet:

1. a régi szisztéma szerinti elérés esetén (ld. 8. pont) csak azokhoz a mentett hirdetményekhez férhet hozzá a felhasználó, amelyeket ő mentett;
2. a KBEJ-en keresztül történő elérés esetén a KBEJ szerinti jogosultsága alapján fér hozzá a felhasználó a mentett hirdetményekhez (azaz, ha van megfelelő jogosultsága adott ajánlatkérő tekintetében, akkor hozzáfér azon mentett hirdetményekhez is, amelyeket nem ő mentett el).

1. Az EHR-ben az új hirdetmény beküldése felület a KBA-ra történő áttéréssel összefüggésben átalakul. A változás lényege, hogy a hirdetménytípusokat 4 csoportba soroltuk:
2. Közbeszerzési eljárást indító hirdetmény feladása
3. Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó hirdetmény feladása
4. Eljárás független hirdetmény feladása
5. 3 ajánlattevő közvetlen ajánlattételi felhívásával induló közbeszerzésben, vagy a 4. melléklet szerinti jogi szolgáltatások esetében az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzététele

Adott hirdetménytípus csak akkor választható ki, ha a megfelelő kategória van bejelölve. (Mindez még a jelzett 2012. június 18. előtt érvénybe lép.)