A tárgyalásos eljárás csak a Kbt.-ben meghatározott feltételek fennállása esetén alkalmazható. (Lásd: A Közbeszerzési Hatóság útmutatója a tárgyalásos eljárás alkalmazásának feltételeiről)

A tárgyalásos eljárás olyan, két szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelynek első, részvételi szakaszában az ajánlatkérő a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönt a Kbt. 69. §-sával összhangban. A részvételi szakaszban a részvételre jelentkező nem tehet ajánlatot. Az eljárás második, ajánlattételi szakaszában az ajánlatkérő az alkalmasnak minősített és ajánlattételre felhívott részvételre jelentkezőkkel tárgyal a szerződés feltételeiről. (Kbt. 85. § (1) bek.)

Tárgyalásos eljárás alkalmazására kizárólag a Kbt. 85. § (2) bekezdésében felsorolt esetekben van lehetőség. Azaz, ha

a) az ajánlatkérő igényeit nem lehet kielégíteni a piacon azonnal rendelkezésre álló kész megoldások kiigazítása, egyéni igényekhez alakítása nélkül;

b) a közbeszerzés tárgya tervezést vagy innovatív megoldásokat tartalmaz;

c) a szerződés jellegével, összetettségével vagy jogi és pénzügyi kialakításával kapcsolatos sajátos körülmények vagy az ezekhez kötődő kockázatok miatt előzetes tárgyalások nélkül nem választható ki a legkedvezőbb ajánlat;

d) az ajánlatkérő a műszaki leírást nem tudja kellő pontossággal elkészíteni a külön jogszabályban meghatározottak szerinti szabványok, európai műszaki értékelés, közös műszaki előírások vagy műszaki referenciák valamelyikére való hivatkozással; vagy

e) megelőzőleg a nyílt vagy meghívásos eljárás azért lett eredménytelen, mert kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be, vagy az eljárás a 75. § (2) bekezdés b) pontja alapján úgy lett eredménytelen, hogy az eljárásban benyújtott minden ajánlat meghaladta az ajánlatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet összegét.

Nemzeti eljárásrendben a tárgyalásos eljárás alkalmazása feltételekhez nem kötött, azaz ajánlatkérő választása szerint – a nyílt és meghívásos eljáráshoz hasonlóan – bármikor alkalmazható.

A tárgyalásos eljárás szintén két szakaszból álló eljárás, amely egy részvételi és egy ajánlati szakaszból áll. Ez azt jelenti, hogy a részvételi felhívással indított részvételi szakaszban bármely érdekelt gazdasági szereplő nyújthat be részvételi jelentkezést. Részvételi szakaszban csak és kizárólag részvételi jelentkezés nyújtható be, ajánlatot kérni vagy benyújtani tilos. A – meghívásos eljárástól eltérően – a részvételi szakaszban kerül sor a Kbt. 69. § szerinti igazolások benyújtására is. A második, ajánlattételi szakaszban történik az ajánlatok benyújtása. Ajánlatkérő a részvételi jelentkezést követően alkalmasnak minősített részvételi jelentkezőket hívja fel ajánlattételre. Ajánlatkérő valamennyi alkalmassá minősített részvételre jelentkezőt felhív ajánlattételre, kivéve, ha keretszámot határozott meg. A Kbt. 114/A. § szerinti esetben nincs előzetes igazolás, hanem a kizáró okok, az alkalmassági követelmények, valamint az ajánlattevők számának keretszám szerinti szűkítése körében az igazolásokat már a részvételre jelentkezéskor be kell nyújtani.

Az ajánlatkérő a tárgyalásos eljárásban is meghatározhatja az ajánlattevők keretszámát a 82. § (4)-(5) bekezdésében foglalt szabályok alkalmazásával, azzal az eltéréssel, hogy a keretszám felső határa legalább három lehet. (Kbt. 86. § (3) bek.)

Az ajánlatkérő, ha az eljárást megindító vagy meghirdető felhívásban jelezte, hogy fenntartja ennek a lehetőségét, az első ajánlatok beérkezését követően dönthet úgy, hogy nem tart tárgyalást, hanem a benyújtott ajánlatok bírálatával és értékelésével befejezi az eljárást. Ha ezzel a lehetőséggel az ajánlatkérő nem élt, akkor kötelező végleges ajánlat benyújtása.

Az ajánlatok benyújtását követően lehetőség nyílik az ajánlatkérő és az ajánlattevők közötti tárgyalásra. A tárgyalás egy vagy több fordulós lehet. A tárgyalásnak, vagy tárgyalásoknak arra kell irányulniuk, hogy az ajánlatkérő a legkedvezőbb feltételekkel köthessen szerződést. A tárgyalás időpontját, lefolytatásának menetét ajánlatkérő határozhatja meg.

A Kbt. garanciális szabályt fogalmaz meg a 88. § (6) bekezdésében, amikor meghatározza, hogy a közbeszerzés tárgya és feltételei a tárgyalás során nem változhatnak csak oly módon, hogy az ne sértsen alapelveket.