A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás csak a Kbt.-ben és a végrehajtási rendeletekben meghatározott feltételek fennállása esetén alkalmazható.
Figyelemmel a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások versenyszűkítő és versenykorlátozó jellemzőire, azokat a törvény csak kivételes körülmények között, szigorú szabályok betartása mellett engedi alkalmazni. A Kbt. alapján az ajánlatkérők kötelesek a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megindításáról tájékoztatni a Közbeszerzési Hatóságot, a jogalapot alátámasztó tények ismertetésével. Amennyiben a Hatóság az ellenőrzés során azt állapítja meg, hogy a jogalap nem áll fenn, a Közbeszerzési Hatóság Elnöke – hiánypótlás biztosítását követően - hivatalból kezdeményezi a Közbeszerzési Döntőbizottságnál jogorvoslati eljárás indítását.
A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás fő szabályait a Kbt. 98 - 103. §-ai tartalmazzák, ugyanakkor speciális rendelkezéseket tartalmaznak a Kbt. 114. § (9) bekezdés és a Kbt. 115. § rendelkezései, a közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról szóló 307/2015. (X. 27.) Korm. rendelet 15-17. §-ai, valamint a gyógyszerek és orvostechnikai eszközök közbeszerzésének sajátos szabályairól szóló 16/2012. (II. 16.) Korm. rendelet 15. §-a.
A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás egyszakaszos eljárás, amelyben nincs részvételi szakasz. Az eljárás megindításakor ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők ajánlatának benyújtását követően kerül sor a tárgyalás, tárgyalások megtartására. A rendkívüli sürgősség miatt indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az ajánlatkérő tárgyalási meghívó megküldésével vagy a tárgyalások megkezdésével is megindíthatja az eljárást [Kbt. 99. § (1) bekezdés].
Lásd még: A Közbeszerzési Hatóság útmutatója a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások alkalmazásának egyes kérdéseiről
A Közbeszerzési Hatóság Elnökének Közleménye a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások versenyre gyakorolt káros hatásairól és kivételes körülmények közötti alkalmazhatóságáról