Közbeszerzési Hatóság

VIII. fejezet – Kiadmányozás, iratkezelés, irányítás, szerződések

1. A kiadmányozás rendje

40

1.1.    Kiadmányon a Hatóságtól más szervhez, szervezethez, személyhez, illetve a Hatóságon belül az Elnökhöz, Főtitkárhoz, valamint egyik szervezeti egységtől a másikhoz küldött iratokat kell érteni. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 52. § (1) bekezdés értelmében külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására a jelen Szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.

1.2.    A Hatóság, továbbá az Elnök jogszabályban meghatározott feladatkörébe, illetve hatáskörébe tartozó ügyekben – az e Szabályzatban, valamint a költségvetési gazdálkodással összefüggő jogszabályokban, belső szervezetszabályozó dokumentumokban foglalt kivételekkel - a kiadmányozási jogot az Elnök gyakorolja.

1.3.    Az Elnök a kiadmányozási jogot a jelen Szabályzatban; a Hatóság iratkezelési szabályzatában, továbbá az egyes szervezeti egységek – Elnök által jóváhagyott – ügyrendjében részletezettek szerint átruházza, egyéb esetekben pedig írásos meghatalmazással ruházhatja át. A meghatalmazás tartalmazhatja azokat az ügyköröket, amelyek tekintetében a kiadmányozási jog gyakorolható. Az Elnök az átruházott kiadmányozási jogot visszavonhatja. Az átruházott kiadmányozási jog tovább nem delegálható. Az átruházás nem érinti a hatáskör jogosultjának felelősségét. Az átruházott jogkörben kiadmányozásra jogosultak a saját nevükben írnak alá, a következők szerint: 

 

„A kiadmányozási jog a Közbeszerzési Hatóság Szervezeti és Működési Szabályzatán alapul.

 

a Közbeszerzési Hatóság elnöke nevében:

………………

[aláírás]

név [kiírva]

[beosztás], kiadmányozó

p.h.”

 

1.4.    Külső szervhez vagy személyhez iratot csak hitelesen lehet továbbítani (külső kiadmányozás).

1.5.    Az Elnök kiadmányozza

a)    a Hatóságnak állami szervek részére készült előterjesztését, jelentését;

b)    a Hatóság útmutatóját, közleményét és az elnöki tájékoztatót;

c)    a címzett beosztási szintje alapján - különösen a Köztársasági Elnöknek, az Országgyűlés tisztségviselőinek, a Kormány tagjainak, az Alkotmánybíróság és a Kúria Elnökének, a Legfőbb Ügyésznek, az Állami Számvevőszék Elnökének és az Országgyűlési Biztosoknak címzett ügyiratot;

d)    az Országgyűlésben és bizottságaiban elhangzott képviselői javaslatra, illetve az országgyűlési képviselő írásbeli megkeresésére adott választ;

e)    a jogszabályok által az országos hatáskörű szerv vezetőjének hatáskörébe utalt és át nem ruházott ügyben hozott döntést;

f)     munkáltatói és egyéb jogkörben a hatáskörébe tartozó döntést.

1.6.    Az Elnök akadályoztatása esetén a Főtitkár gyakorolja a kiadmányozás jogát mindazon esetekben, ügykörökben, amelyek tekintetében az Elnök meghatalmazása, vagy külön megbízása alapján jogosult.

1.7.    A Főtitkár gyakorolja a kiadmányozási jogot az általa irányított Titkárság feladatkörébe tartozó ügyiratok tekintetében:

a)    a Főtitkár kiadmányozza - a Közbeszerzési Értesítő szerkesztésével, valamint az MvM rendeletben a hirdetmény ellenőrzéséért felelős szervezeti egység vonatkozásában előírt feladatok ellátásával összefüggésben keletkezett iratok kivételével - a Titkárság ügyiratait;

b)    a Főtitkár kiadmányozza a kötelezettségvállalást tartalmazó iratot a pénzügyi kötelezettségvállalás és szabályozás rendjét meghatározó elnöki utasítás szerinti esetekben.

1.8.    A szervezeti egységek vezetői a VIII.1.3. pont szerint rendelkeznek kiadmányozási joggal.

1.9.    A pénzügyi kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét külön elnöki utasítás tartalmazza.

1.10.  A Hatóságon belüli szervezeti egységek közötti iratok, feljegyzések esetében (belső kiadmányozás) a szervezeti egységek vezetői az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek tekintetében rendelkeznek belső kiadmányozási joggal.

2. Az irányítás eszközei

41

2.1.    Szervezeti és Működési Szabályzat: a Hatóság szervezetéről, belső irányítási rendjéről, működéséről rendelkező szabályzat.

2.2.    Elnöki utasítás: az Elnök, normatív utasításban és belső szervezetszabályozó dokumentumban (szabályzat, utasítás) rendelkezik a rendeltetésszerű tevékenység, a vezetés, irányítás fontosabb feladatai végrehajtásának szabályozásáról.

2.3.    Főtitkári utasítás: a Főtitkár, főtitkári utasításban rendelkezik a Titkárság feladatainak hivatali végrehajtásáról.

2.4.    Ügyrend: a Hatóság egyes szervezeti egységeinek belső működését ügyrendben szabályozza. Az ügyrendnek összhangban kell állnia jelen Szabályzattal.

2.5.    Körlevél: tájékoztatást, figyelemfelhívást, a végrehajtás módjára vonatkozó ajánlást tartalmazhat, különösen gazdálkodási, informatikai, munkaügyi, módszertani, tervezési feladatok ellátására. Körlevelet adhat ki az Elnök és a Főtitkár.

3. Az irat- és dokumentumkezelés rendje

42

3.1.    Az iratkezelés és selejtezés szabályairól részletesen a Hatóság iratkezelési Szabályzata rendelkezik.

3.2.    A Hatóság iratkezelésének felügyeletével megbízott vezető a Főtitkár. A feladatkört általa kijelölt vezetőnek átadhatja.

3.3.    Az elektronikus iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságára, az iratok és adatok jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés elleni védelmére vonatkozó részletes előírásokat az Elnök által kiadott Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

3.4.    Az elektronikus ügyintézésről szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.) 102. § (3) bekezdés a) pontjára figyelemmel, elektronikus iratról papír alapú kiadmány záradékolására jogosult személy az adott irat tárgya szerint illetékes szervezeti egység köztisztviselője.

4. A szerződések megkötésére vonatkozó alapvető szabályok

43

4.1.    A szerződés megkötésével kapcsolatos feladatok ellátása a Hatóság mindenkori belső szervezetszabályozó dokumentumaiban – különösen a kötelezettségvállalási rendjéről szóló szabályzatában, illetve beszerzési szabályzatában foglaltak szerint - történik.