Ugrás a tartalomra Ugrás a láblécre

Publikus Core

VII. fejezet – Kiadmányozás, iratkezelés, irányítás, szerződések

1. A kiadmányozás rendje

41

1.1. Kiadmányon a  Hatóságtól, illetve az  elnöktől más szervhez, szervezethez, személyhez, illetve a  Hatóságon belül az  elnökhöz, főtitkárhoz, a  Tanács tagjaihoz, a  Döntőbizottsághoz, valamint egyik szervezeti egységtől, szakmai felelőstől a  másikhoz küldött iratokat kell érteni. A  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 52.  § (1)  bekezdése értelmében külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására a jelen Szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor. A  kiadmányozási jog a  Hatóság, illetve az  elnök jogszabályban meghatározott hatásköre gyakorlásához vagy feladatai ellátásához szükséges döntés(ek) meghozatalára, intézkedés(ek) megtételére és egyben ezek aláírására, valamint az ügyirat irattárba helyezésére terjedhet ki.

1.2. Az elnök kiadmányozza:

a) a Kbt. alapján a  Döntőbizottság eljárására irányuló kezdeményezéseket, a  Hatóság, illetve az  elnök Döntőbizottság, bíróságok, más hatóságok előtti képviseletére vonatkozó meghatalmazásokat;

b) a Kbt. 147. § (4) bekezdése, valamint a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény 141. § (4) bekezdése szerinti – a Döntőbizottság elnökével szembeni – kizáró ok kérdésében hozott döntést,

c) a Hatóság közleményeit, az elnöki tájékoztatókat;

d) a Tanács által hozott határozatokat a Tanács elnökeként;

e) a Hatóság Kbt. 188.  § (4)  bekezdése szerinti – a  gazdasági szereplő megbízhatósága kérdésében hozott – határozatát;

f) a Döntőbizottság Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyását;

g) a 308/2015. (X. 27.) Korm. rendelet szerinti hatósági ellenőrzési eljárás lezárásáról felvett jegyzőkönyvben szereplő javaslat tárgyában hozott döntést, a  Hatóság éves ellenőrzési tervének jóváhagyását, valamint a hatósági ellenőrzési eljárás keretében az eljárási bírság kiszabásáról hozott döntést;

h) a 308/2015. (X. 27.) Korm. rendelet 7. §-a, valamint 9. § (2) bekezdése szerinti összeférhetetlenség kérdésében hozott döntést;

i) a Hatósághoz, illetve az  elnökhöz benyújtott közérdekű bejelentések elintézése ügyében hozott érdemi döntéseket;

j) a Hatóság Szervezeti és Működési Szabályzatát;

k) az irányítási eszközként kiadott egyéb elnöki utasításokat, elnöki körleveleket; az irányítási jogkörében hozott döntéseket;

l) a Hatóság szervezeti egységei ügyrendjeinek elfogadását;

m) Hatóságnak állami szervek részére készült előterjesztését, jelentését, a Hatóság éves beszámolóját;

n) a címzett beosztási szintje alapján az  elnökkel azonos hivatali rangban álló személyeknek, valamint a  Köztársasági Elnöknek, az  Országgyűlés tisztségviselőinek, a  Kormány tagjainak, az  Alkotmánybíróság és  a  Kúria elnökének, a  Legfőbb Ügyésznek, az  Állami Számvevőszék elnökének és az  Országgyűlési Biztosoknak, az  országos hatáskörű szervek vezetőinek, az  állami vezetőknek, az  Európai Bizottságnak, az  Európai Unió, valamint az  uniós tagállamok szervei vezetőinek, valamint mindazon szervezeteknek és személyeknek címzett ügyiratot, megkeresést, amelyek tekintetében az  elnök a  személyes kiadmányozást indokoltnak tartja;

o) az Országgyűlésben és bizottságaiban elhangzott képviselői javaslatra, illetve az  országgyűlési képviselő írásbeli megkeresésére adott választ;

p) mindazon egyéb döntéseket, amelyeket a Hatóság irányítási eszközei az elnök számára tartanak fenn.

1.3. A főtitkár és a  további vezető köztisztviselők – belső munkamegosztás keretében – és a  jelen Szabályzatban meghatározott feladataik ellátása során, a  szervezeti egységek elnök által jóváhagyott ügyrendjével összhangban a következők szerint gyakorolják a kiadmányozás jogát:

a) a Hatóság által kötött szerződéssel kapcsolatos tevékenységkimutatás elfogadása, illetve teljesítésigazolás kiállítása, vagy ezekre vonatkozó szakmai javaslattétel,

b) az utalványozás, valamint a  Hatóság irányítási eszközében meghatározott értékhatárig terjedő kötelezettségvállalás,

c) az alárendelt szervezeti egységek, vezetők irányítása,

d) a saját szervezeti egység apparátusa munkájának vezetése tekintetében, valamint

e) azon – nem hatósági jogköri természetű – feladatok ellátása tekintetében, amelyet a  Hatóság irányítási eszköze a  kiadmányozást is beleértve közvetlenül a  szervezeti egységhez, vagy annak vezetőjéhez telepít, továbbá

f) az elnökkel, a főtitkárral, a Hatóság más szervezeti egységével, szakmai felelőssel, külső szervezetek azonos hivatali rangban lévő vezetőivel való munkakapcsolat keretében a saját nevükben,

g) az a)–f) pontok körébe nem tartozó esetekben a Hatóság elnöke nevében.

1.4. A Hatóság elnöke nevében történő kiadmányozás során az arra jogosult a következő aláírási formula szerint ír alá:

„A kiadmányozási jog a Közbeszerzési Hatóság Szervezeti és Működési Szabályzatán alapul.

a Közbeszerzési Hatóság elnöke nevében:

                   ………………

[aláírás]

        név [kiírva]

         Közbeszerzési Hatóság

        szervezeti egység [kiírva]

[beosztás], kiadmányozó

               p. h.”

1.5. Bélyegző használatára a papíralapú kiadmányokon kerül sor, az elektronikus aláírással ellátott kiadmányokon nem.

1.6. Az elektronikus aláírással ellátott kiadmányokon keltezésként a  következő szövegrész kerül feltüntetésre: „Kelt: az elektronikus aláírás tanúsítványában rögzített időpontban.”

1.7. Fentieken túlmenően az  elnök írásos felhatalmazást adhat kiadmányozási jog gyakorlására. A  felhatalmazás tartalmazza azokat az ügyköröket, amelyek tekintetében a kiadmányozási jog gyakorolható, valamint adott esetben a  kiadmányozási jog gyakorolhatóságának időtartamát. A  kiadmányozási jog gyakorlására adott felhatalmazás a felhatalmazott tisztsége betöltéséig, illetve a mindenkori elnök általi visszavonásig érvényes.

1.8. Az elnök akadályoztatása vagy távolléte esetén a  Hatóság elnöke helyett és nevében a  főtitkár – helyettesítési jogkörében – gyakorolja a  kiadmányozás jogát valamennyi, az  1.2.  pont alatt felsorolt elnöki kiadmányozási esetkörökben, a d) alpont szerinti esetkör kivételével.

1.9. Az 1.3.  pont szerinti kiadmányozási jog tovább nem delegálható. A  kiadmányozási jog belső munkamegosztás keretében történő telepítése nem érinti a hatáskör címzettjének felelősségét.

1.10. Külső szervhez vagy személyhez iratot csak hitelesen lehet továbbítani.

1.11. A kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét külön elnöki utasítás tartalmazza.

1.12. A kiadmányozás rendjének jelen fejezetben foglalt szabályai nem vonatkoznak a  Közbeszerzési Hatóság, illetve a  Közbeszerzési Hatóság elnökének ügyvéd, ügyvédi iroda, kamarai jogtanácsos, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó általi képviseletére.

 

2. Az irányítás eszközei

42

2.1. Szervezeti és Működési Szabályzat: a  Hatóság szervezetéről, belső irányítási rendjéről, működéséről rendelkező szabályzat.

2.2. Elnöki utasítás: az elnök normatív utasításban és belső szervezetszabályozó dokumentumban (szabályzat, utasítás) rendelkezik a  rendeltetésszerű tevékenység, a  vezetés, irányítás fontosabb feladatai végrehajtásának szabályozásáról.

2.3. Főtitkári utasítás: a főtitkár, főtitkári utasításban rendelkezik a Titkárság feladatainak hivatali végrehajtásáról.

2.4. Ügyrend: a  Hatóság egyes szervezeti egységeinek belső működését ügyrendben szabályozza. Az  ügyrendnek összhangban kell állnia jelen Szabályzattal.

2.5. Körlevél: tájékoztatást, figyelemfelhívást, a  végrehajtás módjára vonatkozó ajánlást tartalmazhat, különösen gazdálkodási, informatikai, munkaügyi, módszertani, tervezési feladatok ellátására. Körlevelet adhat ki az elnök és a főtitkár.

3. Az irat- és dokumentumkezelés rendje

43

3.1. Az iratkezelés és selejtezés szabályairól részletesen a Hatóság Iratkezelési Szabályzata rendelkezik.

3.2. A Hatóság iratkezelésének felügyeletével megbízott vezető a  főtitkár. A  feladatkört általa kijelölt vezetőnek átadhatja.

3.3. Az elektronikus iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságára, az  iratok és adatok jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a  megsemmisülés és sérülés elleni védelmére vonatkozó részletes előírásokat az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

3.4. Az elektronikus ügyintézésről szóló 2015. évi CCXXII. törvény 102.  § (3)  bekezdés a)  pontjára figyelemmel, elektronikus iratról papíralapú kiadmány záradékolására jogosult személy az  adott irat tárgya szerint illetékes szervezeti egység köztisztviselője.

4. A szerződések megkötésére vonatkozó alapvető szabályok

44

4.1. A szerződés megkötésével kapcsolatos feladatok ellátása a Hatóság mindenkori irányítási eszközeiben – különösen a  kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzatában, beszerzési szabályzatában és közbeszerzési szabályzatában foglaltak szerint – történik.