Közbeszerzési Hatóság

VIII. fejezet – Kiadmányozás, iratkezelés, irányítás, szerződések

VIII./1. A kiadmányozás rendje

31

VIII./1.1. Kiadmányon a Hatóságtól más szervhez, illetőleg a Hatóságon belül az Elnökhöz, Főtitkárhoz, a Titkárságon belül egyik szervezeti egységtől a másikhoz küldött iratokat kell érteni.

VIII./1.2. A Hatóság jogszabályban meghatározott feladatkörébe tartozó ügyekben – az e szabályzatban, valamint a költségvetési gazdálkodással összefüggő jogszabályokban, belső szervezetszabályozó dokumentumokban foglalt kivételekkel – a kiadmányozási jogot az Elnök gyakorolja.

VIII./1.3. Az Elnök a kiadmányozási jogot a jelen szabályzatban, valamint esetileg írásos meghatalmazással ruházhatja át. Az Elnök az átruházott kiadmányozási jogot visszavonhatja. Az átruházott kiadmányozási jog tovább nem delegálható. Az átruházás nem érinti a hatáskör jogosultjának felelősségét. Az átruházott jogkörben kiadmányozásra jogosultak a saját nevükben írnak alá.

VIII./1.4. Külső szervhez vagy személyhez iratot csak hitelesen lehet továbbítani (külső kiadmányozás).

VIII./1.5. Az Elnök kiadmányozza

a) a Hatóságnak állami szervek részére készült előterjesztését, jelentését;

b) a Hatóság útmutatóját, közleményét és az elnöki tájékoztatót;

c) a Köztársasági Elnöknek, az Országgyűlés tisztségviselőinek, a Kormány tagjainak, az Alkotmánybíróság és a Kúria Elnökének, a Legfőbb Ügyésznek, az Állami Számvevőszék Elnökének és az Országgyűlési Biztosoknak címzett ügyiratot;

d) az Országgyűlésben és bizottságaiban elhangzott képviselői javaslatra, illetve az országgyűlési képviselő írásbeli megkeresésére adott választ;

e) a jogszabályok által az országos hatáskörű szerv vezetőjének hatáskörébe utalt és át nem ruházott ügyben hozott döntést;

f) munkáltatói és egyéb jogkörben a hatáskörébe tartozó döntést.

VIII./1.6. Az Elnök által átruházott jogkörben a Főtitkár kiadmányozza mindazon iratokat, melyeket feladatköréből adódóan - elnöki megbízás alapján - el kell készíteni.

VIII./1.7. A Főtitkár gyakorolja a kiadmányozási jogot az általa irányított Titkárság feladatkörébe tartozó ügyiratok tekintetében:

a) a Főtitkár kiadmányozza - a Közbeszerzési Értesítő szerkesztésével, valamint az MvM rendeletben a hirdetmény ellenőrzéséért felelős szervezeti egység vonatkozásában előírt feladatok ellátásával összefüggésben keletkezett iratok kivételével - a Titkárság ügyiratait, továbbá azon ügyek iratait, amelyekben az Elnök helyettesítéssel bízta meg;

b) a Főtitkár kiadmányozza a kötelezettség-vállalást tartalmazó iratot a pénzügyi kötelezettségvállalás és szabályozás rendjét meghatározó elnöki utasítás szerinti esetekben.

VIII./1.8. A Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály vezetője kiadmányozza a Közbeszerzési Értesítő szerkesztésével, valamint az MvM rendeletben a hirdetmény ellenőrzéséért felelős szervezeti egység vonatkozásában előírt feladatok ellátásával összefüggésben keletkezett iratokat, így különösen a hirdetmények vonatkozásában kiadott hiánypótlási felhívást és egyéb értesítő leveleket.

VIII./1.9. A Költségvetési és Vagyongazdálkodási Főosztály vezetője kiadmányozza a kötelezettségvállalással összefüggő ügyiratot az ügyrendjében meghatározottak szerint.

VIII./1.10. A pénzügyi kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét elnöki utasítás tartalmazza.

VIII./1.11. A Hatóságon belüli szervezeti egységek közötti iratok, feljegyzések esetében (belső kiadmányozás) a szervezeti egységek vezetői az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek tekintetében rendelkeznek belső kiadmányozási joggal.

VIII./2. Az irányítás eszközei

32

VIII./2.1. Szervezeti és Működési Szabályzat: a Hatóság szervezetéről, belső irányítási rendjéről, működéséről rendelkező szabályzat.

VIII./2.2. Elnöki utasítás: az Elnök, elnöki utasításban rendelkezik a rendeltetésszerű tevékenység, a vezetés¬ irányítás fontosabb feladatai végrehajtásának szabályozásáról.

VIII./2.3. Főtitkári utasítás: a Főtitkár, főtitkári utasításban rendelkezik a Titkárság feladatainak hivatali végrehajtásáról.

VIII./2.4. Ügyrend: a Hatóság belső működését ügyrendben szabályozza. Az ügyrendnek összhangban kell állnia a Szervezeti és Működési Szabályzattal.

VIII./2.5. Körlevél: tájékoztatást, figyelemfelhívást, a végrehajtás módjára vonatkozó ajánlást tartalmazhat, különösen gazdálkodási, informatikai, munkaügyi, módszertani, tervezési feladatok ellátására. Körlevelet adhat ki az Elnök és a Főtitkár.

VIII./3. Az irat- és dokumentumkezelés rendje

33

VIII./3.1. Az iratkezelés és selejtezés szabályairól részletesen a Hatóság Iratkezelési Szabályzata rendelkezik.

VIII./3.2. A Hatóság iratkezelésének felügyeletével megbízott vezető a Főtitkár. A feladatkört általa kijelölt vezetőnek átadhatja.

VIII./3.3. Az iratkezelésért felelős személy feladata:

a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, a szabályzat évente történő felülvizsgálatáról, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;

b) iratanyag szabályos selejtezéséért, és annak végrehajtásáért;

c) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;

d) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók, stb.) biztosításáról;

e) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról;

f) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;

g) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok teljesítéséről.

VIII./3.4. Az iratkezeléshez kacsolódó felelősségi körök:

a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattárazása, őrzése es selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése;

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása es visszavétele; rábízott iratok felelősségteljes kezelése;

c) előzményiratok aktához szerelése;

d) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata;

e) postázás, vagy egyéb utasítás feljegyzése.

VIII./3.5. Az önálló főosztályok/szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért, különösen:

a) az esetleges szabálytalanságokat jelzik a Főtitkárnak;

b) szakszerűen működtetik a szakmai irányításuk alá tartozó átmeneti irattárat;

c) javaslatot tesznek a selejtezésre.

VIII./3.6. Az elektronikus iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságára, az iratok és adatok jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés elleni védelmére vonatkozó részletes előírásokat a Hatóság elnöke által kiadott Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

VIII./4. A szerződések megkötésére vonatkozó alapvető szabályok

34

VIII./4.1. A Hatóság nevében kötendő szerződéseket – szükség esetén a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által kiadott fedezetigazolást követően – a vezető jogtanácsos készíti elő.

VIII./4.2. A szerződés aláírására csak akkor kerülhet sor, ha a szerződéstervezetet a vezető jogtanácsos ellenőrizte és jóváhagyta, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalással járó szerződés esetén a gazdasági vezető, vagy az általa írásban erre kijelölt munkatársa pénzügyi szempontból ellenjegyezte.

VIII./4.3. A szerződések megkötésével kapcsolatos részletes szabályokat a belső szervezetszabályozó dokumentumok határozzák meg.