Közbeszerzési Hatóság

Együttműködés az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között

A közbeszerzési eljárás résztvevői vállalják, hogy segítik egymás munkáját az eljárás során, és a kölcsönös együttműködés szellemében járnak el.

A közbeszerzési eljárás résztvevői vállalják, hogy a Kbt. előírásait különös gondossággal, az alapelvek, így az együttműködés kiemelt fontosságának szem előtt tartására is figyelemmel, alkalmazzák az eljárásaik során.

A felek a jogszabályi kereteknek megfelelően a Kbt. előírásaival és az alapelvekkel összhangban, az ott megadott határidőben kötelesek válaszolni a másik fél megkeresésére és minden esetben pontos információt szolgáltatni a feltett kérdésre.

A felek vállalják, hogy információkat nem szolgáltatnak ki más gazdasági szereplők, illetve harmadik személyek számára, a jogszabályokban meghatározottak kivételével.

Az ajándékozás szabályai

A közbeszerzési eljárás során elfogadott, hogy az ajánlatkérők és a gazdasági szereplők között bizonyos mértékű szakmai jellegű kapcsolat alakuljon ki. Ezek során előfordulhat, hogy a gazdasági szereplők képviselői ajándékokat adnak át az ajánlatkérők számára. A közbeszerzési eljárás során felajánlott ajándék felveti a befolyásolás, vesztegetés lehetőségét, az ajándék értékétől függetlenül. Az ajándék erre tekintettel nem fogadható el.

Az ajánlatkérő köteles a kínált ajándékot visszautasítani, a gazdasági szereplők pedig ajándék felajánlását kerülni.

2.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése

A Kbt. 3. § 22. pontja határozza meg a közbeszerzési eljárás előkészítésének fogalmát: az adott közbeszerzési vagy koncessziós beszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- és piacfelmérés, előzetes piaci konzultáció, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, a közbeszerzési dokumentumok előkészítése.

A közbeszerzési eljárások jogszerűségének és hatékonyságának az alapját a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő és pontos előkészítés adja. Az egyes közbeszerzési eljárások megfelelő előkészítése kiemelt jelentőséggel bír, így az előkészítés fázisában az ajánlatkérőknek fokozottan figyelemmel kell lenniük e kódex elveinek és iránymutatásainak figyelembe vételére.

Az ajánlatkérők az adott közbeszerzési eljárás előkészítése során különösen az alábbiakra törekszenek:

- a piacfelmérést a lehető legszélesebb körben végzik el, a gazdasági szereplők közötti verseny biztosítása érdekében;

- a piacfelmérést teljes mértékben, ellenőrzésre alkalmas módon dokumentálják;

- az előzetes piaci konzultáció során az ajánlatkérőnek részrehajlás mentesen kell felmérnie a piac visszajelzéseit, a beszerzés megvalósíthatóságát, adott esetben a költségeket befolyásoló tényezőket;

- a becsült értéket pontosan, a Kbt. 16. §-ában foglaltak szem előtt tartásával – a megfelelő eljárásrend meghatározása érdekében – határozzák meg;

- a becsült érték meghatározását dokumentálják;

- az eljárást megindító felhívás, illetve a közbeszerzési dokumentumok előkészítése során a beszerzés tárgyát, valamint az érvényes ajánlattétel feltételeit kellő pontossággal határozzák meg, és fokozott figyelmet fordítanak a műszaki leírás megkülönböztetés-mentes meghatározására is;

- a Kbt. összeférhetetlenségi szabályainak alkalmazásakor fokozott körültekintéssel járnak el, valamint a jóhiszeműség és tisztesség elvére különösen nagy hangsúlyt fektetnek;

- úgy alkalmaznak mennyiségileg ki nem fejezhető, szakmai értékelési szemponto(ka)t, hogy ezeket objektív, számszerűsíthető módszerrel lehessen értékelni;

- fokozottan figyelnek az alkalmassági feltételek összeállításánál arra, hogy csak a szerződés teljesítéséhez ténylegesen szükséges és arányos feltételek kerüljenek meghatározásra.

Az ajánlatkérők vállalják, hogy dokumentálási kötelezettségük kiterjed az alábbi cselekményekre is:

- a beszerzési igény indokoltságának alátámasztása,

- az ajánlatkérő beszerzési igényeinek részletes felmérése az érintett belső szervezeti egységek és személyek bevonásával,

- beszerzési opciók vizsgálata:

- saját teljesítés és kiszervezés vizsgálata,

- jogi konstrukció vizsgálata (adásvétel vagy bérlet), helyettesítő termékek/szolgáltatások vizsgálata,

- teljesítési határidő/időtartam meghatározásának szempontjai, beszerzés ütemezése,

- ár-érték arány mérlegelése, szükség szerint költség-haszon elemzés elvégzése.

Az ajánlatkérők - a jogszabályi lehetőségekhez mért keretek között, de - az ajánlattevők adminisztratív terheire figyelemmel járnak el. Az ajánlatkérők törekednek arra, hogy a közbeszerzési eljárásaikat a Kbt. 40. § (1) bekezdése alapján az EKR használtalával folytassák le és csak kivételesen indokolt esetben éljenek a Kbt. 41/C. §-ában adott eltérési lehetőség használatával és ezt minden esetben indokoltan, az indokolást dokumentálva tegyék.

2.2. A közbeszerzési eljárás lefolytatása

Szignalizáció intézménye [Kbt. 36. § (2) bekezdése]

Ha az ajánlatkérő alapos okkal feltételezi, hogy az általa lefolytatott közbeszerzési eljárásban akár a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény (a továbbiakban: Tpvt.) vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés (a továbbiakban: EUMSz) 101. cikkébe ütköző versenykorlátozó megállapodás került megkötésre, további bizonyíték híján is köteles e körülményt a Gazdasági Versenyhivatal felé jelezni. A Kbt. 36. § (2) bekezdésének alkalmazásában a Tpvt. 11. §-a, illetve az EUMSz. 101. cikke megsértését az ajánlatkérő alapos okkal különösen akkor feltételezheti, ha

a) a benyújtott ajánlatok nagy része, esetleg mindegyike az átlagos piaci árszínvonalnövekedéssel nem magyarázható vagy a gazdasági észszerűséggel egyébként összeegyeztethetetlen módon a korábbi hasonló tárgyú beszerzésekhez képest fajlagosan jelentősen magasabb árajánlatot tartalmaz, vagy egy ajánlattevő ad a saját szokásos árszintjéhez képest lényegesen magasabb árajánlatot,

b) a piaci viszonyokkal nem magyarázhatóan feltűnően kevés ajánlat érkezik,

c) több - rendes piaci körülmények között egymással versengő - vállalkozás tesz közös ajánlatot, mint amennyi feltétlenül szükséges lenne a feladat teljesítéséhez,

d) azonos ajánlattevői kör rendszeresen jelen van több azonos tárgyú közbeszerzési eljárásban, és az egyes eljárások nyertese mindig e körből kerül ki, ugyanakkor különbözik a korábbi nyertestől,

e) egy ajánlattevő kivételével az ajánlattevők nyilvánvalóan érvénytelen, elnagyolt, akár kizárásra is okot adó formai hibákat vagy elemi számítási hibákat tartalmazó ajánlatot tesznek.

Kapcsolattartás a gazdasági szereplőkkel

Az ajánlatkérők fokozottan ügyelnek arra, hogy a gazdasági szereplőkkel való kapcsolattartás - tipikusan kiegészítő tájékoztatás-kérés és adás, felvilágosítás-kérés, hiánypótlás, irreális ajánlati elemek vizsgálata, előzetes vitarendezés - során az egymás közti információáramlás nyilvánosan, részrehajlás nélkül és folyamatos dokumentálás mellett történjen. A közbeszerzési eljárás valamennyi résztvevőjének kötelessége a pontos, hiteles és valóságnak megfelelő adatszolgáltatás.

A nemzeti eljárásrend alkalmazása kapcsán felmerülő egyes kérdésekről

A Kbt. alapvetően a kógencia mellett foglal állást, ugyanakkor a nemzeti eljárásrendben nagyobb mértékű rugalmasság érvényesül. A jogszabályban nem rendezett kérdésekben a jogalkalmazóknak a törvény alapelvei és céljai betartásával kell eljárniuk, hiszen a Kbt. azt a filozófiát követi, miszerint nem minden magatartás tilos, amelyet a törvény nem szabályoz kifejezetten, feltéve, hogy az a törvénnyel és annak alapelveivel nem ellentétes.

Amennyiben tehát az ajánlatkérők a Kbt. Harmadik Része szerint járnak el és folytatnak le közbeszerzési eljárást, úgy - tekintettel e szabályok nagyobb mozgásteret biztosító, rugalmas jellegére - a döntéseik előkészítése és meghozatala során különösen nagy hangsúlyt helyeznek a törvény céljainak és alapelveinek betartására.

Egyéb, konkrét előírást nem tartalmazó jogszabályi rendelkezések esetén irányadó magatartásokról

A Kbt. számos esetben él azzal a lehetőséggel, hogy - tipikusan az ajánlatkérői döntésekre - nem határoz meg konkrét szabályokat, hanem általánosságban fogalmaz és csupán kereteket ad. Szintén itt teszünk említést arról a szabályról, amely a rendkívüli sürgősség esetén alkalmazandó hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban azt írja elő, hogy az ajánlatkérőnek „lehetőség szerint" három ajánlattevőt kell ajánlattételre felhívnia [Kbt. 99. § (3) bekezdés]. E körbe sorolhatóak továbbá azok az esetek, amikor az ajánlatkérő a jogszabályi kereteken belül mérlegelhet: így például a részajánlattételi lehetőség vizsgálatakor [Kbt. 61. § (4) bekezdés] vagy akár az alkalmassági feltételrendszer kialakításakor [Kbt. 65. §].

E rendelkezések alkalmazásakor az ajánlatkérők fokozottan figyelnek a Kbt. céljaira és alapelveire. Azokban az esetekben is fokozott figyelemmel kell az ajánlatkérőknek eljárni és a Kbt. céljait, alapelveit szem előtt tartani, amikor bár a Kbt. meghatároz fix határidőt egy adott eljárási cselekmény elvégzésére, így azon belül szabad mozgástere van az ajánlatkérőnek, azonban nem indokolt az ajánlatkérőnek az adott intervallum teljes igénybevétele – ez hozzájárulhat az eljárás bírálatának mielőbbi befejezéséhez is.

A nyertes ajánlattevő kiválasztása

Az ajánlatkérők kötelesek minden közbeszerzési eljárás során esedékes döntésüket elfogulatlanul meghozni és a nyertes ajánlattevő kiválasztása iránt a Kbt. 70. §-a szerinti határidőben intézkedni. „A döntéshozatalt nem befolyásolhatja üzleti vagy más jellegű személyes érdek.”

Az ajánlatkérők kötelesek garantálni a pártatlan értékelést és bírálatot, így biztosítani kötelesek, hogy az előkészítésben résztvevők, a bírálóbizottság tagjai és a döntéshozó(k) semmilyen, összeférhetetlenséget eredményező vagy annak lehetőségét felvető kapcsolatban nem állnak az eljárásban résztvevő gazdasági szereplőkkel.

2.3. A közbeszerzési szerződés teljesítése

A közvagyonnal való hatékony gazdálkodás elvének szem előtt tartásával az ajánlatkérő feladata és felelőssége a szerződésszerű teljesítés, illetőleg annak folyamatos figyelemmel kísérése és ellenőrzése, illetve utóbbiak dokumentálása. A szerződésmódosítás a polgári jog szabályaihoz képest a közbeszerzések rendszerében csak akkor lehetséges, ha azt a Kbt. megengedi, ezen feltételek [Kbt. 141. §, 142 § (3)] betartásával az ajánlatkérő egyben a közérdeket is szolgálja, így fokozottan ügyel e körben a jogkövető magatartásra.

A nyilvánosság biztosítása mind a közbeszerzési szerződés módosítása [Kbt. 37. § (1) bekezdés j) pont], mind pedig a teljesítése [Kbt. 43. § (1) bekezdés c) pont] során törvényi kötelezettség.

A gazdasági szereplők vállalják, hogy az ajánlatkérő munkáját nem akadályozzák. Így különösen kerülik a bizalmas információkhoz való hozzáférés igényét, illetve - az ajándékozás szabályait is figyelembe véve - tartózkodnak az ajánlatkérő befolyásolásától.

Amennyiben bármilyen érdekellentét áll fenn a gazdasági szereplő és az ajánlatkérő között, vagy a gazdasági szereplők tudomást szereznek olyan tényről, amely jogtalanul befolyásolhatja a közbeszerzési eljárást, erről az ajánlatkérőt tájékoztatják.

A gazdasági szereplők kerülik az olyan magatartást, amely bár jogszabály által nem tiltott, de az etikai szabályokkal, különösképpen az e kódexben felsorolt értékekkel ellentétes.

3.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése

Az egyes közbeszerzési eljárások előkészítésébe bekapcsolódni szándékozó érdekelt gazdasági szereplők különös figyelmet fordítanak a Kbt. összeférhetetlenségi szabályaira [Kbt. 25. §].

Bár a Kbt. 25. § (9) bekezdése nevesít olyan eseteket, amikor az előkészítésben való részvétel nem jelent összeférhetetlenséget, ugyanakkor nyilvánvalóan ezekben a helyzetekben is az alapelvek - különösen az esélyegyenlőség és a verseny tisztasága - szem előtt tartásával kell eljárniuk a feleknek és fokozottan ügyelniük szükséges arra, hogy az érdekelt gazdasági szereplők ne juthassanak többletinformációkhoz a megindítandó közbeszerzési eljárás tekintetében.

A gazdasági szereplők vállalják, hogy az előzetes piaci konzultációba aktívan bekapcsolódnak.

3.2. Részvétel a közbeszerzési eljárásban

Kapcsolattartás

A gazdasági szereplők tekintettel vannak a piaci verseny szabályaira, nem egyezkednek más gazdasági szereplőkkel az árajánlatukról és az ajánlat egyéb feltételeiről. Tartózkodnak a kartellek alakításától, illetve a versenyjogi szabályok egyéb megsértésétől, valamint a közbeszerzési eljárás más jogellenes befolyásolásától.

Kiegészítő tájékoztatás kérés

A gazdasági szereplők a felelős ajánlattétel keretében tekintettel vannak a kiegészítő tájékoztatás kérés Kbt.-ben írott határidőre, és erre tekintettel törekednek arra, hogy a kiegészítő tájékozatás kéréseiket olyan időben küldjék meg az ajánlatkérő részére, hogy az ajánlatkérő felelős választ tudjon rájuk adni és ne legyen szükség az ajánlattételi határidő hosszabbítására a határidő utolsó napján benyújtott kérdés miatt.

Többszörös megjelenés tilalma

A Kbt. 36. § (1) bekezdésében nevesített helyzeteket elkerülik a gazdasági szereplők.

Ajánlatok összeállítása és felelős ajánlattétel

A gazdasági szereplők tekintetbe veszik a közpénzek hatékony felhasználása átláthatóságának követelményét, és az ajánlatok összeállítása során különös gondossággal járnak el. A lehető legtöbb érvényes ajánlat száma ugyanis nemcsak a saját gazdasági érdeküket szolgálja, hanem a közpénzek hatékony felhasználását biztosítja azáltal, hogy az valóban tényleges verseny alapján fog megtörténni. Az ajánlat megtételekor nem ajánlanak túlzottan magas vagy túlzottan alacsony, a piaci viszonyokat nem tükröző árat, illetve nem támasztanak észszerűtlen feltételeket, nem vállalnak irreális kötelezettségeket. Az ajánlatokat a valós piaci viszonyoknak megfelelően alakítják ki, melyeknek ténylegesen teljesíthetőnek kell lenniük, illetve az ajánlatkérő árindokoláskérése esetén törekedni kell az objektív alapú válaszadásra.

A részvételre jelentkező, ajánlattevő a lehető legnagyobb gondossággal, a lehető legteljesebb tartalommal állítja össze részvételi jelentkezését, ajánlatát, szem előtt tartva az esélyegyenlőség alapelvét.

A gazdasági szereplők csak akkor vesznek részt a közbeszerzési eljárásban, ha ténylegesen képesek és hajlandóak is a szerződés későbbi teljesítésére. Minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy vonatkozásukban a Kbt.-ben foglalt kizáró okok nem állnak fenn.

Az ajánlattevőnek és alvállalkozójának a közbeszerzési eljárás során a tevékenységi köréhez kapcsolódó minden jogi és etikai szabálynak meg kell felelnie.

Az ajánlattevők törekednek a túlzott alvállalkozói lánc kialakulásának elkerülésére, az érdemi munkát nem végző és kizárólag további alvállalkozói megbízást adó gazdasági szereplők bevonásának elkerülésére. Felelősséget vállalnak és viselnek az alvállalkozói lánc szereplői által elvégzett munka kifizetéséért.

Üzleti titok szabályainak rendeltetésszerű alkalmazása

Az ajánlattevők törekednek arra, hogy az ajánlatukat ne indokolatlanul tág körben nyilvánítsák üzleti titokká, megsértve ezzel a a Kbt. alapelveit, különösen a verseny tisztaságát és nyilvánosságát.

3.3. A közbeszerzési szerződés teljesítése

A közbeszerzési szerződés teljesítése kizárólag a (végleges) ajánlatban vállaltak alapján történhet, vagyis a nyertes ajánlattevő személyében és a teljesítés módjában kötve van. A szerződést a közbeszerzési eljárásban az ajánlati kötöttséggel terhelt tartalommal, az ajánlatban megadott adatok kitöltésével kell a feleknek megkötniük és ehhez képest egyéb többlet tartalmat nem lehet beépíteni. A közbeszerzési szerződések módosítása szigorú korlátokhoz kötött [Kbt. 141. §, 142. (3) §], amellyel már az ajánlatok elkészítése során számolniuk kell a gazdasági szereplőknek.

3.4. A jogorvoslati jogosultság rendeltetésszerű gyakorlása

A Kbt. 148. §-a szabályozza a jogorvoslati eljárás kérelmezésére jogosultak körét. Általánosságban kijelenthető, hogy jogorvoslati kérelem előterjesztője csak az a személy, vagy szervezet lehet, aki, vagy amely a közvetlen érdeksérelmét is igazolni tudja, ennek hiányában nem rendelkezik ügyfélképességgel.

A közbeszerzési eljárás során az eljárás valamennyi résztvevőjének érdeke az eljárás gyors, eredményes és a verseny tisztaságát tiszteletben tartó befejezése, és nyilvánvaló tény, hogy egy-egy jogorvoslati kérelem a közbeszerzési eljárást, illetőleg a szerződéskötést képes hosszú időre félbeszakítani. A közbeszerzési eljárás résztvevői jogorvoslati jogaikat jóhiszeműen gyakorolják. Az alaptalan jogorvoslati kérelmek az ajánlatkérőt akadályozzák a közpénzek gyors és hatékony elköltésében. Különösen súlyos hátrányt is okozhat továbbá egy alaptalan jogorvoslati kérelem abban az esetben, ha az érintett beszerzés támogatásból valósul meg, s a támogatás felhasználásának szoros határideje van, mely határidő egy esetleges jogorvoslati eljárás miatt akár le is telik.

Az egyébként ügyfélképes gazdasági szereplők jogsérelmeik esetén saját jogon indítanak jogorvoslati eljárást, és nem tesznek a hivatalból kezdeményezésre jogosultak felé közérdekű bejelentést annak érdekében, hogy elkerüljék az igazgatási szolgáltatási díj megfizetését, vagy mert egyébként a rájuk irányadó jogorvoslati kezdeményezési határidő már lejárt. E magatartás nem összeegyeztethető e kódex alapelveivel, a hivatalból történő jogorvoslati eljárás kezdeményezésének jogintézménye nem szolgálhat a konkrét ügyben egyébként ügyfélképességgel rendelkező személyek jogérvényesítésének a helyettesítésére.