Közbeszerzési Hatóság

4. függelék

Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

1. A szabálytalanság fogalma

1.1. A szabálytalanság valamely hatályos szabálytól (úgy mint törvény, rendelet, utasítás, szabályzat )való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat.

1.2. A szabálytalanságok fogalomköre igen széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi, büntető-, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak.

1.3. A szabálytalanság alapesetei lehetnek:

a) szándékosan okozott szabálytalanságok (úgy mint félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés);

b) nem szándékosan okozott szabálytalanságok (úgy mint figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból származó szabálytalanság).

2. A szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend kialakításának általános célja hogy

2.1. hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés);

2.2. keretet biztosítson ahhoz, hogy az előírások sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállítására sor kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

3. A szabálytalanságok megelőzése

3.1. A szabálytalanságok megelőzése elsősorban a szabályozottságon alapul.

3.2. A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott szervezeti egységek vezetői feladatának, hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg.

3.3. A Hatóság köztisztviselőinek és munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati jogviszonyból, illetve egyéb jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.

3.4. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az Elnök kiemelt felelőssége, hogy:

a) a Hatóság a jogszabályoknak megfelelő belső szervezetszabályozó dokumentumok alapján működjön;

b) a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérje;

c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, sor kerüljön a szabálytalanság korrigálására annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

4. A szabálytalansági felelős feladatai

4.1. A Hatóság szabálytalansági felelősét az Elnök jelöli ki.

4.2. A szabálytalansági felelős a következő adminisztratív feladatokat látja el:

a) a jelen függelékben előírtak betartásának felügyelete;

b) a szabálytalanságok megelőzésének és kezelésének elősegítése;

c) a szabálytalanságok megelőzését szolgáló képzések megszervezése;

d) az adott szervezet,szervezeti egység által megtartott, a szabálytalanságok megelőzését szolgáló munkaértekezletekről, továbbképzésekről szóló feljegyzések nyilvántartása;

e) a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartások naprakész vezetése;

f) adatszolgáltatás és időszakos jelentéstételi kötelezettségek teljesítése;

g) az eljárásrend felülvizsgálata, javaslattétel a korszerűsítésére.

4.3. A szabálytalansági felelős a következő operatív feladatokat látja el:

a) a szabálytalanságok okainak kivizsgálása;

b) a feltárt szabálytalanságok minősítése, rangsorolása, csoportosítása;

c) a várható következmények, hatások felmérése;

d) döntéselőkészítés, tájékoztatás, dokumentálás;

e) az intézkedések gyakorlati megvalósításának figyelemmel kísérése;

f) az elrendelt jogkövetkezmények végrehajtásának nyomon követése, monitorozása;

g) a szabálytalanságok ismétlődését megakadályozó intézkedések kidolgozásában való részvétel;

h) a személyiségi jogok védelme.

5. A szabálytalanságok észlelése

5.1 A szabálytalanságok észlelése, megállapítása történhet a Hatóság munkatársai, vezetői, belső ellenőrzése, vagy külső ellenőrzési szerv részéről.

5.2. Szabálytalanság észlelése a Hatóság valamely alkalmazottja részéről.

a) Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely alkalmazottja észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét, valamint az Elnök által kijelölt szabálytalansági felelőst.

b) Ha az a) pont szerint értesített szabálytalansági felelős megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről értesíti az Elnököt és döntés-előkészítés céljából megfogalmazza a véleményét és javaslatot tesz.

c) Az Elnök dönt a szabálytalanság tényének elismeréséről vagy elutasításáról, a korrekciót, illetve a megelőzést biztosító intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

d) A szabálytalanságot jelentő számára a bejelentés hátrányos következménnyel nem járhat.

e) Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, az alkalmazottnak a szabálytalansági felelős értesítése mellett a vezető felettesét kell értesítenie.

5.3. Amennyiben az Elnök, illetve a szervezeti egység vezetője észleli a szabálytalanságot, akkor az észlelés alapján, a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.

5.4. Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot állapít meg, ellenőr és ellenőrzött köteles a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek és belső eljárási szabályoknak megfelelően eljárni.

5.5. Amennyiben külső ellenőrzési szerv észlel szabálytalanságot, eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet a működését szabályozó jogszabály alapján jár el.

6. A szabálytalanság észlelését követő intézkedések, eljárások megindítása

6.1. Az Elnök a szabálytalanság felelős javaslatára dönt az intézkedésekről, azok végrehajtási határidejéről és kijelöli az intézkedések végrehajtásáért felelős személyeket.

6.2. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala egyúttal az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa.

6.3. A 6.2. pontban foglalt eseteknél enyhébb megítélésű, úgy mint fegyelmi ügyekben az Elnök vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez, illetve a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

7. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése

7.1. A szabálytalansági felelős a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás, intézkedés nyomon követése során:

a) figyelemmel kíséri az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét;

b) figyelemmel kíséri az intézkedések végrehajtását;

c) rendszeresen tájékoztatja az Elnököt.

8. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás, intézkedés) nyilvántartása

8.1. A szabálytalansági felelős feladata a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során:

a) gondoskodni a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről;

b) gondoskodni egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban a kapcsolódó írásos dokumentumok iktatásáról;

c) biztosítani a megtett intézkedések és az azokhoz kapcsolódó határidők nyilvántartását.

9. Jelentési kötelezettségek

9.1. A szabálytalansági felelős évente egyszer írásban beszámol az Elnöknek az elmúlt egy év szabálytalansággal kapcsolatos eseményeiről.

10. Szervezeti egységek vezetőinek feladatai

10.1. A szabálytalansági felelős kérésére a szabálytalansági vizsgálat lefolytatásához szükséges információkat biztosítják.

10.2. A szabálytalansági vizsgálat eredményeképpen született intézkedés végrehajtásáról gondoskodnak, a végrehajtott intézkedésről a szabálytalansági felelőst tájékoztatják.

10.3. A szabálytalanságok kezelésének jelen általános, a Hatóság egészére érvényes elveket, kötelességeket tartalmazó eljárásrendje mellett az Elnök vezetése alatt álló szervezeti egységek kötelesek saját szervezeti egységük tevékenységének szabályozása során jelen szabályozástól való eltérés eseteit, az eltérés, szabálytalanság következményeit, a korrekciók, intézkedések eseteit, a nyilvántartás és jelentés folyamatait is szabályozni.