Közbeszerzési Hatóság

3. függelék

A Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottság Szervezeti és Működési Szabályzata

I. A Közbeszerzési Döntőbizottság szervezete és feladatai

I.1. A Közbeszerzési Döntőbizottság (a továbbiakban: Döntőbizottság) a Hatóság keretében működik. A Döntőbizottság hatáskörébe tartozik a közbeszerzésre, a közbeszerzési eljárásra, az építési, illetve szolgáltatási koncesszióra, valamint a koncessziós beszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályok megsértése miatt indult eljárás lefolytatása a közbeszerzési vagy koncessziós beszerzési eljárás tekintetében – ideértve a Kbt. 21. § (4) bekezdésében említett külön jogszabály szerinti előminősítési kérelem elutasítása és az előminősítési listáról való törlés miatt indult eljárás, a védelmi beszerzésre, a védelmi beszerzési eljárásra, a biztonsági beszerzési eljárásra, valamint ezen eljárások alapján megkötött szerződésekkel kapcsolatos jogsértő vagy vitás ügyek miatti jogorvoslat intézése.

[Kbt. 145. § (2)-(4) bekezdései, 179. § (4) bekezdés és 192. § (1) bekezdés, a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény 138. § (2) bekezdés, 139. § (2) bekezdése]

A Hatóság honlapján való közzététel végett az Informatikai Főosztály részére megküldi az összes olyan döntőbizottsági, vagy annak felülvizsgálata esetén jogerős bírósági határozatot (azok számának, és a határozathozatal napjának megjelölésével) tartalmazó listát, amely a Kbt. 62. § (1) bekezdés q) pontja szerinti kizárást megalapozhatja,

I.2. A Döntőbizottság a Tanács által meghatározott számú és a Hatósággal közszolgálati jogviszonyban álló közbeszerzési biztosból, valamint elnökből áll; akiket a Tanács nevez ki és ment fel. [Kbt. 192. § (3) bekezdés]

I.3. A közbeszerzési biztosok közszolgálati jogviszonyára a Kttv.-t a Kbt. szerinti eltérésekkel kell alkalmazni. [Kbt. 193. § (3) bekezdés]

I.4. A közbeszerzési biztos feladatát a Kbt. és a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezései szerint látja el.

I.5. A döntőbizottsági feladatok ellátásának segítése érdekében közbeszerzési titkárok alkalmazhatók, akik feladatukat a Döntőbizottság elnökének utasításai szerint látják el.

I.6. A Döntőbizottság jogorvoslati feladataival összefüggő, a Kbt.-ben meghatározott tájékoztatási, szervezési és ügyiratkezelési feladatokat a Döntőbizottság Titkársága látja el. A Döntőbizottság Titkárságát a titkárságvezető vezeti.

I.7. Közbeszerzési biztos az lehet, aki felsőfokú végzettséggel és legalább hároméves szakmai gyakorlattal, valamint közigazgatási, illetőleg jogi szakvizsgával rendelkezik. A szakvizsga előírásra a Kttv.-ben meghatározott határidőket megfelelően alkalmazni kell. [Kbt. 193. § (4) és (5) bekezdései]

I.8. A közbeszerzési biztosok döntéshozataluk során függetlenek, a jogszabályok alapján meggyőződésüknek megfelelően döntenek, döntéseik meghozatalával kapcsolatban nem befolyásolhatók és nem utasíthatók. [Kbt. 193. § (12) bekezdés]

II. A Döntőbizottság elnöke

II.1. A Döntőbizottság elnöke vezeti és képviseli a Döntőbizottságot.

II.2. Elkészíti és a Hatóság elnökéhez jóváhagyásra előterjeszti a Döntőbizottság szervezeti és működési szabályzatát, valamint új szabályzatok és a hatályban lévő szabályzatok módosításának tervezeteit, állandó meghívottként részt vesz a Tanács ülésein.

II.3. A Döntőbizottság elnöke kijelöli az eljáró tanács elnökét és tagjait a jogorvoslati kérelem, illetve a hivatalbóli kezdeményezés iktatását követően a beérkezés napján.

Az eljáró tanács tagjait úgy kell kijelölni, hogy legalább két tagnak jogi szakvizsgával, legalább egy tagnak – európai uniós támogatással érintett közbeszerzési ügy esetén – az európai uniós támogatásból megvalósuló beszerzésekkel kapcsolatos tapasztalattal, további egy tagnak pedig az ügy tárgyával leginkább összefüggő egyetemi vagy főiskolai végzettséggel kell rendelkeznie.

Az eljáró tanács elnöke kizárólag jogi szakvizsgával rendelkező közbeszerzési biztos lehet. (Kbt. 146. § (2) bekezdés)

A Kbt. 153. § (1) bekezdés a-b) pontja szerinti ügyben a Közbeszerzési Döntőbizottság egy közbeszerzési biztosa jár el, akinek jogi szakvizsgával kell rendelkeznie. (Kbt. 146. § (4) bekezdés)

Az egyedül eljáró biztos mellett a Döntőbizottság elnökének kijelölése alapján közbeszerzési titkár vesz részt a döntés előkészítésében.

A Döntőbizottság elnöke indokolt esetben (pl. kizárás, betegség, előre nem tervezett szabadság, stb.) az eljáró tanács összetételét megváltoztathatja.

II.4. A Döntőbizottság elnöke ellátja továbbá a Kbt. 193. § (1) bekezdés d-f) pontjaiban meghatározott feladatokat. E körben dönt az ügyintézési határidők Kbt. 164. § (5) bekezdése szerinti meghosszabbításáról.

II.5. A Döntőbizottság elnöke javaslatot tesz az elnökhelyettes személyére, a közbeszerzési biztosok, a közbeszerzési titkárok, a titkárságvezető és a közszolgálati ügykezelők kinevezésére és felmentésére, kezdeményezi főtanácsadói, illetve tanácsadói cím adományozását.

II.6. A Döntőbizottság elnöke gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság éves tevékenységéről, továbbá a jogorvoslati ügyek tapasztalatairól szóló, az Országgyűlés számára benyújtandó beszámoló elkészítéséről a Döntőbizottságra vonatkozó részében.

II.7. A Döntőbizottság elnöke gondoskodik továbbá, hogy a Hatóság elnökétől, Titkárságától, illetve más állami és egyéb szervektől érkező megkeresésekre a szükséges anyagokat, részanyagokat, válaszokat elkészítse és továbbítsa, illetve statisztikai adatokat szolgáltasson. (pl. jogszabálytervezetek véleményezése, sajtóanyagok elkészítése, stb.)

II.8. A Döntőbizottság elnökének feladatai közé tartozik továbbá a Döntőbizottság tevékenységét érintő polgári jogi szerződések tervezeteinek elkészítése.

III. A Döntőbizottság elnökhelyettese

III.1. Közreműködik a Döntőbizottság elnöke által meghatározott feladatok ellátásában, a Döntőbizottság elnökét távolléte esetén teljes jogkörrel helyettesíti.

IV. A jogorvoslati ügyekben eljáró tanács

IV.1. Az eljáró tanács a jogvitát lezáró döntését fő szabályként tárgyalás tartása nélkül hozza meg, tárgyalást csak a Kbt. 161. § (1) bekezdés első mondatában foglalt feltételek fennállása esetén tarthat. Nem tartható tárgyalás a Kbt. 161. § (1) bekezdés második mondatában foglalt esetekben. Az eljáró tanács döntéseinek meghozatalára irányuló tanácskozás és szavazás nem nyilvános. Azon csak az eljáró tanács tagjai és szükség esetén a jegyzőkönyvvezető vehet részt.

A többségi szavazással hozott döntéssel kapcsolatos - esetleges - írásos különvéleményt, miután annak tartalmát az eljáró tanács tagjai megismerték, a jegyzőkönyvhöz zárt borítékban csatolni kell.

IV.2. Az egyes jogorvoslati eljárásokban az ügyfelekkel történő kapcsolattartás kizárólag a Döntőbizottság Titkárságán keresztül történik. (pl. telefon, e-mail)

V. Az eljáró tanács elnökének feladatai

V.1. A jogorvoslati eljárás előkészítése és levezetése.

V.2. A kérelem, vagy hivatalbóli kezdeményezés kézhezvételét követően köteles megvizsgálni, hogy az megfelel-e a törvényben meghatározott tartalmi követelményeknek.

V.3. Amennyiben a kérelem, vagy a hivatalbóli kezdeményezés nem felel meg a törvényi követelményeknek, legkésőbb a kérelem, vagy a hivatalbóli kezdeményezés beérkezését követő munkanapon intézkedik a hiánypótlási felhívást tartalmazó végzés kiadásáról.

V.4. Amennyiben észleli, hogy a kérelem érdemi elbírálásának eljárásjogi akadálya van, a javaslatát haladéktalanul előterjeszti az eljáró tanácsnak a jogorvoslati kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasítására.

V.5. Az ajánlatkérőtől, beszerzőtől beérkezett iratokat átadja a szakmai biztosnak, valamint gondoskodik arról, hogy a rendelkezésre álló iratanyaggal kapcsolatos ismereteket megszerezze a tanácsban eljáró harmadik közbeszerzési biztos is.

V.6. Az iratokba történő betekintést engedélyezi, valamint ennek körében megfelelő utasítással látja el az iratbetekintésen résztvevő közszolgálati ügykezelőt.

V.7. A tárgyalás kitűzését megelőzően annak határnapjáról egyeztet az eljáró tanács tagjaival, oly módon, hogy a tárgyalás a törvényes határidőben megtartható legyen. Gondoskodik a tárgyalás időpontjának a tárgyalási naplóba történő bejegyezéséről.

V.8. A jogorvoslati eljárás során tartott tárgyalást az eljáró tanács elnöke vezeti, melyről hangfelvétel útján tárgyalási jegyzőkönyv készül, azt leírásra a Döntőbizottság Titkársága továbbítja. Az eljáró tanács elnöke gondoskodik arról, hogy a leírt tárgyalási jegyzőkönyvben a szükséges javítások megtörténjenek, illetve a tárgyalási jegyzőkönyvet kézjegyével látja el. 

V.9. Az eljáró tanács elnöke felelős azért, hogy a jogorvoslati ügyet lezáró döntése a törvényes határidőn belül írásba foglalásra kerüljön, annak az eljáró tanács tagjai által történő aláírásáról, a döntés Döntőbizottság Titkárságán történő leadásáról, annak kiadmányozásáról és a honlapon történő publikálása a törvényben előírt határidőn belül megtörténhessen. Az iratokat hiánytalanul, iktatott alszámok sorrendjének megfelelően köteles sorbarendezni, ezzel egyidejűleg köteles a jogorvoslati ügy aktafedőlapján szereplő valamennyi adatot hiánytalanul kitölteni.

V.10. Az eljáró tanács elnöke gondoskodik arról, hogy távolléte esetén az eljáró tanács tagjai és a Döntőbizottság Titkársága a folyamatban lévő ügyek irataihoz hozzáférjen.

V.11. A Döntőbizottságnál jogerősen lezárult, vagy jogerős bírósági határozattal befejeződött jogorvoslati ügyekben gondoskodik az iratok visszaküldéséről az ügy iratainak irattárba helyezéséről, valamint a további szükséges intézkedések (közzététel, bírság és perköltség megfizetése stb.) megtételéről.

Az eljáró tanács elnöke felelős azért, hogy az ügy irattárba történő elhelyezéséig az ügy iratainak kezelése az ügyiratkezelési szabályzatnak megfelelően történjen.

V.12. Bírósági jogorvoslat esetén a keresetlevélre, külön jogorvoslati kérelemre tett nyilatkozatot az eljáró tanácsnak a Döntőbizottság elnöke által kijelölt, jogi szakvizsgával rendelkező tagja köteles elkészíteni a keresetlevél, illetőleg a jogorvoslati kérelem beérkezését követően haladéktalanul, szükség szerint a szakmai biztos bevonásával.

V.13. Az egyes szerződések érvénytelenségének megállapítása iránti keresetlevél elkészítése és polgári peres eljárásban perképviselet ellátása.

V.14. A per képviseletét ellátó közbeszerzési biztos a bírósági tárgyalás befejezését követően haladéktalanul köteles írásbeli tájékoztatást adni a Döntőbizottság elnöke részére a tárgyaláson történtekről.

V.15. A bírósági képviseletet elsősorban a Döntőbizottság elnöke által kijelölt jogi szakvizsgával rendelkező közbeszerzési biztos látja el. Az elsőfokú bírósági eljárásban a per képviseletét - eseti jelleggel-, meghatalmazással az ügyben eljáró szakmai biztos, valamint döntőbizottsági titkár is elláthatja.

V.16. A bírósági képviseletet ellátó közbeszerzési biztos a nem budapesti székhelyű bíróság által kitűzött tárgyaláson történő személyes képviselet kérdését köteles a tárgyalás előtt legalább 5 munkanappal egyeztetni a Döntőbizottság elnökével, esetleges gépkocsi igényét ezzel egyidejűleg a Döntőbizottság Titkárságán jelezni.

VI. A szakmai biztos feladatai

VI.1.  A szakmai biztos feladata a döntéshozatalhoz szükséges tényállás teljes körű szakmai feltárása, döntéselőkészítő irat összeállítása. A vizsgálat alapján megállapított tényállást és az azt alátámasztó bizonyítékokat, valamint indítványait (például külső szakértő bevonása, más hatóság megkeresése, javaslat az eljárás további menetére, pl. ideiglenes intézkedés meghozatala) a döntéselőkészítő iratban rögzíti. A döntéselőkészítő irat tényállást tartalmazó részét a döntés írásba foglalása során felhasználható tartalommal, formában és terjedelemben kell szerkeszthető formátumban összeállítani. A döntéselőkészítő iratnak tartalmaznia kell a szakmai biztos minden egyes kérelmi elemre, észrevételre vonatkozó indokolással ellátott szakmai álláspontját, döntési javaslatát. Szakmai kérdésben a döntés írásba foglalása során felhasználható szövegszerű indokolást készít.

Külön ki kell térni a döntéselőkészítő iratban arra, hogy fennáll-e a Döntőbizottság hatásköre, az érdemi elbírálás feltétele.

VI.2. A döntéselőkészítő iratot a szakmai biztos olyan időpontban köteles elkészíteni, hogy az alapján az eljáró tanács másik két tagja a tárgyalásra, illetve az eljárást lezáró döntésre felkészülhessen, lehetőség szerint ezek időpontját megelőző 2 munkanappal. Ha az iratok késedelmes megküldése, vagy a tényállás bonyolultsága miatt észleli, hogy a jogorvoslati eljárást határidőn belül nem lehet befejezni, az eljáró tanács elnökével közösen javaslatot tesz a Döntőbizottság elnöke felé a határidő meghosszabbítására.

VI.3. A tényállás tisztázásához szükséges további iratok, nyilatkozatok bekérésére javaslatot tesz az eljáró tanács elnöke felé, annak észlelését követően haladéktalanul.

VI.4. Ha a tényállás tisztázása érdekében a tárgyalás megtartását hivatalból szükségesnek tartja, ésszerű időben jelzi azt az eljáró tanács elnökének.

VI.5. A tárgyaláson elhangzott új tényekre, bizonyítékokra figyelemmel a döntéselőkészítő iratot haladéktalanul köteles kiegészíteni írásban oly módon, hogy az az eljárási határidő lejárta előtt legalább öt nappal az eljáró tanács tagjainak rendelkezésére álljon. Tárgyalás nélkül folyó jogorvoslati eljárásban a döntéselőkészítő iratot az eljárási határidő lejárta előtt legalább öt nappal adja át az eljáró tanács tagjainak.

VI.6. A döntéselőkészítő irat kiegészítését követően az ügy teljes iratanyagát köteles átadni az eljáró tanács elnökének.

VI.7. Köteles figyelemmel kísérni, hogy az adott ügyben az ügyfelek a Döntőbizottság felhívásainak határidőben eleget tesznek-e. Eljárási cselekmények elmulasztásának észlelése esetén haladéktalanul értesíti az eljáró tanács elnökét és eljárási bírság alkalmazását indítványozhatja.

VII. Az eljáró tanács harmadik tagjának feladata

VII.1. Feladata a jogorvoslati eljárás tárgyát képező ügy megismerése, a háromtagú tanács tagjaként az eljárásjogi és anyagi jogi döntések meghozatalában részt venni és szavazni.

VII.2. A megindított eljárásban, a kérelemre vagy hivatalból hozandó ideiglenes intézkedés szükségességéről és annak meghozataláról a háromtagú tanács egyik tagjaként szavaz.

VII.3. Részt vesz a jogorvoslati eljárás során tartott tárgyaláson és az eljáró tanács tagjaként, az eljárásvezető által meghatározott rendben az üggyel kapcsolatban a tényállás tisztázása érdekében kérdéseket tehet fel a feleknek.

VIII. Közbeszerzési titkárok feladatai

VIII.1. A Közbeszerzési Döntőbizottság elnökének kijelölése alapján eseti feladatok ellátása (válaszlevél előkészítése, véleményezés, stb.).

VIII.2. Jegyzőkönyv készítése az összkollégiumi ülésekről, az állásfoglalások szövegének írásba foglalása.

VIII.3. A Döntőbizottság elnöke által meghatározott egyes tárgykörökben a döntőbizottsági és bírósági joggyakorlatok alakulásának nyomon követése és az ezekről való összefoglaló anyagok elkészítése.

VIII.4. A Kbt. 146. § (4) bekezdése alapján a Kbt. 153. § (1) bekezdés a-b) pontjai szerinti ügyekben az egyedül eljáró közbeszerzési biztos munkájának elősegítése, tárgyaláson való részvétel.

VIII.5. A Döntőbizottság elnökének kijelölése alapján előkészíti az egyes szerződések érvénytelenségének megállapítása iránti keresetlevelet, továbbá meghatalmazás alapján perképviseleti feladatokat is ellát.

IX. A Döntőbizottság Titkársága

IX.1. A Döntőbizottság Titkársága minden munkanapon félfogadást tart az ügyfelek részére. A Döntőbizottság Titkárságának ügyfélfogadási ideje az ügyiratok folyamatos feldolgozhatósága érdekében hétfőtől¬-csütörtökig 9.00-11.00 és 13.30-15.30 óra, pénteken 9.00-11.00 óra. Ennek tényét a Közbeszerzési Hatóság honlapján közzéteszi.

IX.2. A Döntőbizottság Titkársága feladatkörébe tartozó valamennyi szervezési és ügyiratkezelési feladat  ellátásával összefüggő munkaszervezési feladatokat a Döntőbizottság elnökének közvetlenül alárendelt titkárságvezető látja el. A titkárságvezető arányos munkaterhelés kialakításával gondoskodik a Döntőbizottság Titkársága feladatainak szakszerű, határidőre történő ellátásáról

A Döntőbizottság Titkársága a jogorvoslati eljárást kezdeményező iratot az esetleges előzményi iratokkal együtt az iktatás napján átadja a Döntőbizottság elnökének.

IX.3. A Kbt.-ben meghatározott személyeknek és képviselőiknek a Döntőbizottság által vezetett nyilvántartásban szereplő adatok Döntőbizottság elnöke által meghatározott köréről felvilágosítást ad.

IX.4. A Döntőbizottság Titkársága a Kbt.-ben megjelölt személyek részére az eljárásvezető útmutatása szerint biztosítja az iratbetekintési jog gyakorlását.

A Döntőbizottság Titkársága gondoskodik az iratok másolatainak elkészítéséről és kiadásáról a törvényben meghatározottak szerint.

IX.5. A Döntőbizottság Titkársága, ha a Döntőbizottság jogszabály alapján papíralapú okirat elektronikus másolatának kiadására köteles, a másolatot képolvasó berendezés felhasználásával kell elkészíteni, ennek során a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet előírásait kell megfelelően alkalmazni.

IX.6. A Döntőbizottság Titkársága a tárgyalásra kitűzött ügyekről tárgyalási jegyzéket készít. A tárgyalási jegyzéken meg kell jelölni az ügyszámot, az ügy tárgyát, a tárgyalás időpontját, az ügyfelek nevét. A tárgyalási jegyzék vonatkozásában a Döntőbizottság nyilvánosságot biztosít és gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság honlapján történő közzétételről, illetve azt a tárgyalás napján a tárgyaló terem előtt elhelyezi.

IX.7. A Döntőbizottság Titkársága ellátja a Döntőbizottság elnökéhez címzett, nem az egyes jogorvoslati eljárásokkal összefüggő levelezési feladatokat, a Döntőbizottság elnökének és elnökhelyettesének útmutatása szerint megszerkeszti az általános ügyekben kimenő levelek tervezetét.

A Döntőbizottság Titkársága az elektronikus úton (e-mail) benyújtott iratok beérkezésének visszaigazolását egy munkanapon belül teljesíti.

IX.8. A Döntőbizottság Titkársága a telefonhívásokat fogadja, az ügyfelek számára általános jellegű tájékoztatás nyújt.

IX.9. Gondoskodik a jogorvoslati kérelmek, hivatalbóli kezdeményezéseknek és a jogorvoslati eljárást lezáró döntések és a szerződést engedélyező végzések honlapon történő közzétételéről, továbbá a bíróságokkal történő elektronikus kapcsolattartásról, illetve az elektronikusan benyújtott keresetlevelek, külön jogorvoslati kérelmek fogadásáról és továbbításáról.

IX.10.A Döntőbizottság Titkársága osztály formában működik, amelynek vezetését titkárságvezető látja el. A titkárságvezető feladatait osztályvezetői kinevezés keretében látja el.

X. Kollégium

X.1. A Döntőbizottságon belül a közbeszerzési biztosokat magában foglaló összkollégium feladata a jogorvoslati gyakorlat egységének biztosítása, a jogorvoslati eljárás kiszámíthatóbbá tétele, jogalkalmazást könnyítő jogértelmezési gyakorlat kialakítása, a döntőbizottsági, valamint a Döntőbizottság határozatainak bírósági felülvizsgálata során kialakult joggyakorlat elemzése, véleménynyilvánítás a vitás jogalkalmazási kérdésekben, iránymutatások közzététele.

X.2. Az összkollégium szükség szerint üléseit háromhavonta tartja. A kollégiumvezető a Döntőbizottság elnöke, aki összehívja és vezeti az összkollégium üléseit.

Az összkollégiumi ülés összehívását a közbeszerzési biztosok is kezdeményezhetik.

A kollégiumvezető gondoskodik arról, hogy az összkollégium tagjai az ülést megelőzően megismerhessék az összkollégium tervezett napirendjét, a döntéshez szükséges szakmai anyagokat, a kollégium üléseiről emlékeztetőt készíttet, biztosítja a kollégium tagjainak hozzáférését.

X.3. A közbeszerzési biztosok az emlékeztetőben foglalt összkollégiumi állásfoglalások szem előtt tartásával végzik jogalkalmazói tevékenységüket.

X.4. A Döntőbizottság elnökének távollétében az elnökhelyettes látja el a kollégiumvezetői feladatokat.