I. Bevezető

Az alábbi tájékoztatás az Európai Unió Kiadóhivatala (továbbiakban: Kiadóhivatal) által megjelentetett Tenders Electronic Daily (továbbiakban: TED) közzétételi gyakorlatával kapcsolatban tartalmaz olyan információkat, melyek a Kiadóhivatalnak a hirdetmények feldolgozására irányuló tevékenységével függenek össze, és azoknak a hirdetmények kitöltésekor történő figyelembe vétele valamennyi fél, így az ajánlatkérők (képviselőik), a Kiadóhivatal, valamint a Közbeszerzési Hatóság számára is hasznos lehet.

A Kiadóhivatal az egyes közbeszerzési dokumentumokkal kapcsolatos információkat az Európai Unió huszonnégy hivatalos nyelvén teszi közzé, ezért a hirdetmények – így a magyar nyelvű hirdetmények is – kivonatos formában – a magyart kivéve – valamennyi nyelven közzétételre kerülnek. Annak érdekében, hogy a hirdetmények valamennyi nyelvre lefordíthatóak legyenek, a Kiadóhivatal minden egyes hirdetményt ún. „gyártási folyamat” során egységesít, és átalakít. Az egységesítés, illetve átalakítás kizárólag adminisztratív szinten érinti a hirdetményeket, és azokat tartalmukat tekintve nem módosítják. A fenti folyamat öt nagyobb területet érint, melyek a következők:

• dátumok, időpontok formátuma;
• értékek;
• pénznem;
• jogszabályi hivatkozások;
• a módosító hirdetmények tartalma.

Kiemelendő, hogy a fenti tárgykörökben a hirdetményi tartalmakat a szabad szöveges részekben (különösen a III. és VI. szakaszokban) is átalakítják, így a gyártási folyamat a teljes hirdetményi tartalmat érinti.

Tekintettel arra, hogy a gyártási folyamat nem automatizált, hanem humánerőforrás igénybevételével történik, az egyes átalakítások során – a legnagyobb gondosság ellenére is – előfordulhatnak hibák, elírások, tévedések. E helyen felhívjuk az ajánlatkérők figyelmét, hogy a TED-en megjelent hirdetmények tartalmáért ajánlatkérő felel, így az esetleges hibák, elírások helyesbítése is ajánlatkérő feladata és felelőssége. A fentiekre tekintettel tehát a gyártási folyamatban előforduló hibák, elírások, illetve az esetleges helyesbítések közzétételének elkerülése érdekében javasolt az alábbi pontokban felsorolt szempontoknak a hirdetmények kitöltésekor történő figyelembe vétele.

Felhívjuk az ajánlatkérők (képviselőik) figyelmét arra is, hogy a Kiadóhivatal elvárásainak megfelelő hirdetmények feldolgozása az alábbi szempontok figyelembe vételével kevesebb időt vesz igénybe, így amenyiben a hirdetmények kitöltésekor a következő pontok szerint járnak el ajánlatkérők (képviselőik), úgy a TED-en történő közzététel folyamata – az öt naptári napnál is – rövidebb lehet a jövőben.

II. A Kiadóhivatal gyártási folyamatára vonatkozó információk

1. Dátumok, időpontok formátuma

Tekintettel arra, hogy az Európai Unió legtöbb hivatalos nyelvében a dátumok formátuma nem egyezik a magyar nyelv szabályai szerinti dátumformátummal, így a gyártási folyamat során a Kiadóhivatal a dátumokat átalakítja.

A Kiadóhivatal által adott tájékoztatás alapján a dátumok és az időpontok az alábbi formátum szerint kerülnek feldolgozásra: nap.hó.év.; illetve ha a hirdetmény időpontot is tartalmaz, az órát és a percet kettősponttal, vagy vesszővel elválasztva jelenítik meg. Fontos kiemelni, hogy míg a dátumokat a napok, hónapok esetében ún. „vezető nulla” nélkül, addig az időpontok esetében az órát és a percet „vezető nullával” alakítják át.

Példával illusztrálva a fentieket, ha az eredeti hirdetmény az alábbi dátumot és időpontot tartalmazza a következő szöveggel:

„… a konzultációra 2016. március 1-jén 9 óra 5 perckor kerül sor.”,

akkor a szöveget a gyártási folyamat során az alábbi módon alakítja át a Kiadóhivatal:

„… a konzultációra 1.3.2016., 09:05-kor kerül sor.”.

2. Értékek

Az Európai Unió hivatalos nyelvei (pl.: angol), illetve a magyar nyelv más kifejezéseket használ a tízes szám hatványaira (1 milliárd angolul 1 billion), ezért a magyar hirdetményekben található értékeket, ha azok nem kizárólag számmal kerültek meghatározásra, azt a Kiadóhivatal átalakítja oly módon, hogy a megadott érték kizárólag számmal kifejezve, hármas csoportosításban, szóközökkel jelenik meg a közzétett hirdetményben.

Példával illusztrálva, ha a referencia értékét ajánlatkérő a következők szerint írja elő:

„… rendelkezik a közbeszerzés tárgyával … azonos szállítással … nettó 1 milliárd … értékben”

akkor a szöveget a gyártási folyamat során az alábbi módon alakítja át a Kiadóhivatal:

„… rendelkezik a közbeszerzés tárgyával … azonos szállítással … nettó 1 000 000 000 … értékben”

3. Pénznem

A Kiadóhivatal nemcsak a „Pénznem” megnevezésű rovatokban követeli meg a három nagybetűs formátumot, hanem a gyártási folyamat során a szabadszöveges részekben is átalakítja az ennek nem megfelelő adatokat.

Példával illusztrálva tehát, ha az árbevételt ajánlatkérő a következők szerint írja elő:

„… rendelkezik a közbeszerzés tárgyával … azonos árbevétellel … nettó … Ft értékben”

akkor a szöveget az alábbi módon alakítja át a Kiadóhivatal:

„… rendelkezik a közbeszerzés tárgyával … azonos árbevétellel … nettó … HUF értékben”

4. Jogszabályi hivatkozások

A Kiadóhivatal nemcsak az összes tagállamot érintően törekszik az egységesítésre, hanem egy adott tagállam esetében is, így a magyar hirdetmények vonatkozásában a jogszabályokra történő hivatkozásokat is javítják oly módon, ahogyan azok a Magyar Közlönyben kihirdetésre kerültek.

Példával illusztrálva a:

a) „ 321./2015(10.30.) Kormány rendelet ”

hivatkozást a Kiadóhivatal a következők szerint alakítja át:

„ 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet ”;

b) „ Kbt 62.§ (1) bek.a)-p) pontjai ”

hivatkozást a Kiadóhivatal a következők szerint alakítja át:

„ Kbt. 62. § (1) bekezdés a)-p) pontjai ”

c) „ 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 57./A.§(1)bek. ”

hivatkozást a Kiadóhivatal a következők szerint alakítja át:

„ 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 57/A. § (1) bekezdése ”

5. A módosító hirdetmények tartalma

A „Korrigendum” megnevezésű hirdetmény feladásakor a módosítások esetében ajánlatkérők gyakran, egy egyébként néhány szavas módosítás okán is egy adott pont teljes szövegét adják meg a „Következő helyett”, illetve „Helyesen” rovatokban. A Kiadóhivatal tájékoztatása alapján ilyen esetekben elegendő, ha kizárólag a módosítással érintett mondatot, illetve mondatokat adja meg ajánlatkérő (képviselője) a teljes pont szövegének beszúrása helyett.

Példával illusztrálva: elegendő, ha a módosítást ajánlatkérő a következők szerint adja meg:

III. Összegezés

A Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint kiemelten fontos, hogy a hirdetmények pontosan, az ajánlatkérő eredeti szándékának megfelelően jelenjenek meg, ezért a fenti pontokban foglalt átalakításoknak megfelelő hirdetménykitöltést kifejezetten javasolja az ajánlatkérőknek (képviselőknek), különös tekintettel arra is, hogy a TED-en megjelenő hirdetmények – akár figyelembe veszik a kitöltés során a fentieket, akár nem – a fentebb meghatározott formában jelennek meg.